Dokumente zur Unterschrift senden

In der Bildung, im Rechtswesen und in anderen Geschäftsbereichen ist der Zugriff auf digitale Signaturen von Dokumenten, insbesondere von PDFs, wichtiger denn je. Daher kommt UPDF Sign ins Spiel, um den Prozess mit einer innovativen Perspektive zu erleichtern. Um Ihnen zu zeigen, wie UPDF Sign funktioniert, enthält dieser Leitfaden schrittweise Anweisungen, um den Prozess des Hinzufügens digitaler Signaturen zu rationalisieren.

Basisinformationen hinzufügen

Zu Beginn müssen Sie Ihr Dokument auf die UPDF Sign Website hochladen, nachdem Sie Ihr Konto eingerichtet haben. Lesen Sie dann die nachstehenden Anleitungen, die Ihnen zeigen, wie Sie grundlegende Informationen hinzufügen und mit eSign fortfahren:

1. Dokumente hinzufügen

Die Nutzer können bis zu 10 PDFs auf einmal hochladen, um den Prozess der Signaturanforderung zu beschleunigen. Mehrere PDFs werden für Unterschriftsanforderungen zu einem zusammengefasst, und jedem Dokument müssen Unterschriftsfelder hinzugefügt werden. Sobald die Unterschriften gesammelt sind, werden die PDFs wieder in ihre Originaldateien zerlegt und heruntergeladen. Derzeit werden nur PDF-Dateien unterstützt, die von einem lokalen Gerät hochgeladen oder in den vorgesehenen Bereich gezogen werden können.

• Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten auf der UPDF Sign-Website an, klicken Sie auf Neues Dokument verwenden und dann auf die Schaltfläche +Signaturen einleiten.

• Tippen Sie anschließend auf die Registerkarte Dokument hochladen unter dem Abschnitt Dokumente hinzufügen und laden Sie Ihr PDF-Dokument hoch.

2. Empfänger hinzufügen

Nach dem Hochladen einer PDF-Datei können Benutzer bis zu 50 Empfänger für Signaturanfragen hinzufügen. Außerdem können sie die Option Unterschriftsreihenfolge festlegen aktivieren, wenn sie möchten, dass die Unterzeichner das Dokument nacheinander erhalten. Wenn Sie diese Option auswählen, erhält der zweite Unterzeichner eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der erste Unterzeichner die Signatur abgeschlossen hat. Wenn Sie diese Option hingegen nicht aktiviert haben, erhalten alle Empfänger die E-Mail-Benachrichtigungen gleichzeitig.

Außerdem können Sie eine private Nachricht oder einen Code hinzufügen, den nur Sie und der Empfänger kennen, um die Sicherheit vertraulicher Dateien zu gewährleisten. Wenn die E-Mail-Adresse des Empfängers falsch eingegeben wurde, muss der Absender die Unterschriften erneut anfordern und die richtige Adresse eingeben. Umgekehrt können Sie, wenn eine der Empfängeradressen abgelaufen ist, diese durch eine gültige Adresse ersetzen, ohne dass dies Auswirkungen auf die beiden anderen Empfänger hat.

• Nachdem Sie die PDF-Datei auf UPDF Sign hochgeladen haben, öffnen Sie den Abschnitt Empfänger hinzufügen unter Dokumente hinzufügen.

• Geben Sie den Vornamen, den Nachnamen und die E-Mail-Adresse des Empfängers 1 in die vorgesehenen Textfelder ein.

• Klicken Sie auf die Option Empfänger hinzufügen unten im Abschnitt Empfänger hinzufügen und fügen Sie bei Bedarf Empfänger 2 hinzu.

• Sie können die Option Unterschriftsreihenfolge festlegen aktivieren, um sicherzustellen, dass Empfänger 2 eine E-Mail zur Unterschrift erhält, wenn Empfänger 1 den Auftrag abgeschlossen hat. Je nach Bedarf können Sie die Option auch deaktivieren, damit alle Empfänger die Signaturanforderung gleichzeitig erhalten.

• Erweitern Sie das Menü auf der rechten Seite des Empfängerfensters mit dem nach unten zeigenden Symbol und wählen Sie „Need to sign“. Sie können auch andere Rollen zuweisen, wie z.B. 'Need to View' oder 'Need to Copy'. UPDF Sign bietet verschiedene Empfängerrollen-Optionen

• Verwenden Sie das Drei-Punkte-Symbol neben demselben Menü und fahren Sie je nach Bedarf mit Zugangscode hinzufügen oder Private Nachricht hinzufügen fort.

3. Mitteilungen hinzufügen

• Wenn Sie das Dokument hochladen und den Empfänger hinzufügen, scrollen Sie nach unten, um den Abschnitt Nachricht hinzufügen am unteren Rand zu finden.

• Geben Sie einen Text in das Textfeld E-Mail-Nachricht ein und stellen Sie sicher, dass ein Dokumentenname zugewiesen ist.

• Drücken Sie abschließend auf die Schaltfläche Weiter unten rechts, um die Bearbeitungsoberfläche für Unterschrifteninhalte aufzurufen.