PDF-LÖSUNG FÜR IT-TEAMS

Ihre Lizenzen, Verträge und Dateien – endlich an einem Ort.

Von Anbieterverträgen bis hin zu Bereitstellungshandbüchern bringt UPDF die verstreuten Dokumente und Lizenzen Ihres Teams in einen zentralen, überprüfbaren Workflow.

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Schnellere Geschäftsprozesse

Warum ein generischer PDF-Editor nicht ausreicht

Entwickelt für den Papierkram, mit dem IT-Teams tatsächlich zu tun haben.

IT-Teams verarbeiten einen ständigen Strom von PDFs, für die die meisten Allzweck-Editoren nie entwickelt wurden: Lieferantenverträge und Lizenzverlängerungen, Bereitstellungshandbücher und technische Datenblätter, Compliance-Berichte, die einen sauberen Prüfpfad erfordern. Jede Datei muss konvertiert, komprimiert, geschützt oder signiert werden – oft in großen Mengen, über Dutzende Anbieter und Hunderte Endpunkte hinweg.

UPDF ist eine PDF-Software, die genau auf diese Arbeitslast zugeschnitten ist. Batch-Konvertierung und -Komprimierung in einem Durchgang, Schwärzung und Verschlüsselung, bevor etwas das Gebäude verlässt, Sammeln von E-Signaturen für Verträge, ohne das Tool wechseln zu müssen, und Durchsuchen eines wachsenden Archivs nach Bedeutung statt nach genauen Dateinamen – alles unterstützt durch zentralisierte Lizenzverwaltung und SSO, sodass die IT die Kontrolle darüber behält, wer Zugriff auf was hat.

Bankvertrag und ComplianceSchwärzen und unterschreibenIT-SystemeISO- und Kontrollberichte

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PDF-Tools für einen effizienteren IT-Betrieb

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Dokumenten- und Lizenzverwaltung bleibt ein anhaltendes Problem für IT-Teams.
KI-gestützte, cloudnative Tools verändern die Art und Weise, wie IT-Abteilungen mit der Dokumentation umgehen.
UPDF bietet eine einheitliche Plattform zur Vereinfachung der Dokumenten- und Lizenzverwaltung für IT-Teams.

Bewertung durch Dritte

Benutzerbewertung 4.8 / 5

Informationssicherheit zertifiziert

Mitglied

Kundenerfolg | IT-Dienstleistungen

Firmenprofil

Standort: Malta
Position: IT-Direktor

Plan gekauft

UPDF Enterprise Plan

N-iX hat die Vorbereitungszeit für RFP-Vorschläge nach der Umstellung auf UPDF um 70 % verkürzt.

„RFP-Angebote variierten früher je nach Verkäufer, mit inkonsistenten Preistabellen und Anhängen. Der Batch-Prozess von UPDF standardisiert jetzt die gesamte Angebotsbibliothek in einem Durchgang und verkürzt die Vorbereitungszeit um 70 %.“

Wo UPDF in Ihren Workflow passt.

SCHMERZPUNKT

Dateien einzeln zu konvertieren und zu standardisieren ist zeitintensiv.

Bei Kundenaufträgen handelt es sich häufig um Dokumentensätze in mehreren Formaten, darunter Word, Excel und gescannte Dateien, die konvertiert, komprimiert und umbenannt werden müssen, bevor sie in ein gemeinsames System integriert werden können.

LÖSUNG: Batch-Prozess

1Wählen Sie mehrere Dateien aus – Word, Excel, PowerPoint oder Bilder – und wählen Sie „In PDF konvertieren“.
2Legen Sie Ihren Ausgabeordner fest und wenden Sie dann auf jede Datei im Stapel dieselbe Komprimierungsstufe an.
3Fügen Sie einmal ein gemeinsames Wasserzeichen, eine Kopf- oder Fußzeile hinzu – es wird automatisch auf den gesamten Stapel angewendet.
4Dateien mithilfe einer einheitlichen Benennungsregel umbenennen und dann den fertigen Stapel als ein organisiertes Archiv exportieren.

SCHMERZPUNKT

Sensible Dateien werden ohne angemessene Zugriffskontrollen geteilt.

Konfigurationsdateien und technische Dokumentation werden häufig ohne Verschlüsselung oder Berechtigungseinstellungen per E-Mail verteilt, sodass nach dem Senden einer Datei kein Mechanismus zur Verhinderung einer unbefugten Weiterleitung vorhanden ist.

LÖSUNG: Schützen + Schwärzen

1Öffnen Sie PDF schützen, legen Sie ein AES-256-Passwort fest und wählen Sie aus, wer die Datei öffnen, bearbeiten oder drucken darf.
2Wechseln Sie zu „PDF schwärzen“, markieren Sie den sensiblen Text oder die Bilder und wenden Sie dann an – die zugrunde liegenden Daten werden dauerhaft gelöscht und nicht nur abgedeckt.
3Führen Sie Sanitize PDF aus, um versteckte Metadaten, Kommentare und eingebettete Daten zu entfernen, bevor die Datei Ihr System verlässt.
4Speichern Sie die geschützte Kopie separat, damit das Original für interne Referenzzwecke unberührt bleibt.

SCHMERZPUNKT

Der Signaturstatus von Kundenverträgen ist schwer zu verfolgen.

Wenn ein Servicevertrag an mehrere interne und Kunden-Stakeholder weitergeleitet wird, fehlt den Teams oft der Überblick darüber, ob das Dokument ungeöffnet bleibt, sich in Prüfung befindet oder auf eine endgültige Unterschrift wartet.

LÖSUNG: UPDF Sign

1Laden Sie den endgültigen Vertrag hoch und fügen Sie Unterzeichnerfelder für jede Partei hinzu – Kunde und Lieferant.
2Senden Sie die Signaturanfrage an beide Parteien und verfolgen Sie den Status jedes einzelnen: Unterschreiben erforderlich, Ansicht erforderlich oder Warten auf andere.
3Beobachten Sie, wie Unterschriften in Echtzeit eingehen, während jede Partei ihren Teil erledigt, ohne dass E-Mails nachgejagt werden müssen.
4Sobald jeder Unterzeichner fertig ist, wird der abgeschlossene Vertrag automatisch mit einem vollständigen Unterzeichnungsdatensatz archiviert.

SCHMERZPUNKT

Der Lizenznutzung über Kundenkonten hinweg fehlt eine zentrale Transparenz.

Da die Anzahl der aktiven Engagements zunimmt, werden Lizenzen für unterstützende Tools auf die Teams verteilt, ohne dass ein einziges System die aktuelle Zuteilung oder Nutzung bestätigt.

LÖSUNG: Enterprise Management Dashboard

1Öffnen Sie die Unternehmensübersicht, um die Gesamtzahl der Mitarbeiter sowie die Anzahl der UPDF-, UPDF AI- und UPDF Sign-Lizenzen auf einem Bildschirm anzuzeigen.
2Überprüfen Sie die Autorisierungsstatusleiste für jedes Produkt, um genau zu sehen, wie viele Plätze autorisiert und noch nicht genutzt sind.
3Verfolgen Sie die Nutzung in Echtzeit – sehen Sie, wie viele Ihrer insgesamt gekauften Lizenzen aktiv sind.
4Geben Sie ungenutzte Plätze bei Personaländerungen neu zu, ohne auf eine separate Lizenzanfrage warten zu müssen.

SCHMERZPUNKT

Um eine bestimmte Klausel zu finden, müssen mehrere Dateien manuell durchsucht werden.

Vertragsbedingungen wie Service-Level-Verpflichtungen werden häufig in einem wachsenden Archiv referenziert, und die Identifizierung einer bestimmten Instanz erfordert normalerweise das Öffnen und Überprüfen jeder Datei einzeln.

LÖSUNG: Semantische KI-Suche

1Geben Sie ein, wonach Sie suchen – beispielsweise „Haftung“ –, anstatt zu versuchen, sich die genaue Datei oder Seite zu merken.
2Lassen Sie jede Übereinstimmung direkt im Dokument hervorheben und die Ergebnisse nach Seite gruppieren.
3Springen Sie direkt zu einer beliebigen Übereinstimmung aus der Ergebnisliste – kein Scrollen mehr durch die gesamte Datei.
4Funktioniert bei langen, dichten Dokumenten und zeigt jede Instanz in Sekundenschnelle an, anstatt sie manuell Seite für Seite zu lesen.

Was bringt UPDF eigentlich für IT-Teams?

Sicherheit auf Unternehmensniveau

ISO 27001 zertifiziert, mit AES-256-Verschlüsselung für jede Datei.

Eine Lizenz, jede Plattform

Windows, Mac, iOS und Android – keine separaten Abonnements.

Zentrale Lizenzkontrolle

Verwalten Sie jedes Mitglied und jede Lizenz über ein Enterprise Dashboard

Keine Schulung erforderlich

Einfach genug, dass jedes Team es vom ersten Tag an nutzen kann.

Kreditorenverträge Lizenzvereinbarungen Bereitstellungshandbücher Technische Datenblätter Runbooks und SOPs Anlagenbestände

IT-Direktor IT-Manager IT-Administrator IT-Beschaffungsmanager DevOps-Leiter CTO

Passend zu Ihrer IT-Umgebung entwickelt.

SINGLE SIGN-ON

MS Azure / CyberArk SSO

Die Anmeldung ist in Ihr Identitätssystem integriert.

Massenbereitstellung

Angepasstes MSI-Paket

Push auf jedes Gerät gleichzeitig.

PLATTFORMÜBERGREIFEND

Eine Lizenz, alle Plattformen

Windows, Mac, iOS, Android, Web.

MITGLIEDERVERWALTUNG

Mitglieder verwalten

Zugriff zentral hinzufügen/entfernen und steuern.

LIZENZKONTROLLE

Autorisieren und Deautorisieren

Lizenzen frei neu zuweisen, kein Rückkauf.

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