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POR QUÉ UN EDITOR DE PDF GENÉRICO NO ES SUFICIENTE

Creado para el papeleo con el que realmente se enfrentan los equipos de TI.

Los equipos de TI manejan un flujo constante de archivos PDF para los que la mayoría de los editores de uso general nunca fueron creados: contratos de proveedores y renovaciones de licencias, guías de implementación y hojas de especificaciones técnicas, informes de cumplimiento que necesitan un seguimiento de auditoría limpio. Cada archivo debe convertirse, comprimirse, protegerse o firmarse, a menudo de forma masiva, entre docenas de proveedores y cientos de puntos finales.

UPDF es un software PDF creado en torno a esa carga de trabajo exacta. Convierta y comprima por lotes en una sola pasada, redacte y cifre antes de que algo salga del edificio, recopile firmas electrónicas en contratos sin cambiar de herramienta y busque en un archivo en crecimiento por significado en lugar de nombres de archivo exactos, todo respaldado por una administración de licencias centralizada y SSO, para que TI mantenga el control de quién tiene acceso a qué.

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  • La gestión de documentos y licencias sigue siendo un problema persistente para los equipos de TI.
  • Las herramientas nativas de la nube impulsadas por IA están remodelando la forma en que los departamentos de TI manejan la documentación.
  • UPDF ofrece una plataforma unificada para simplificar la gestión de documentos y licencias para los equipos de TI.
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Calificación de terceros

Calificación de usuarios 4.8 / 5

Certificado de seguridad de la información

Miembro

Éxito del cliente  |  Servicios de TI

Perfil de la empresa

Ubicación
Malta
Posición
Director de TI

Plan comprado

Plan Empresarial UPDF

N-iX redujo el tiempo de preparación de la propuesta RFP en un 70% después de cambiar a UPDF.

"Las propuestas de RFP solían variar según el vendedor, con tablas de precios y apéndices inconsistentes. El proceso por lotes de UPDF ahora estandariza toda la biblioteca de propuestas en una sola pasada, lo que reduce el tiempo de preparación en un 70 %".

Dónde encaja UPDF en su flujo de trabajo.

PUNTO DE DOLOR

Convertir y estandarizar archivos individualmente requiere mucho tiempo.

Las interacciones con los clientes a menudo involucran conjuntos de documentos en múltiples formatos, incluidos Word, Excel y archivos escaneados, que requieren conversión, compresión y cambio de nombre antes de que puedan integrarse en un sistema compartido.

SOLUCIÓN: Proceso por lotes

  • 1Seleccione varios archivos (Word, Excel, PowerPoint o imágenes) y elija "Convertir a PDF".
  • 2Establezca su carpeta de salida y luego aplique el mismo nivel de compresión en todos los archivos del lote.
  • 3Agregue una marca de agua, encabezado o pie de página compartido una vez; se aplica a todo el lote automáticamente.
  • 4Cambie el nombre de los archivos usando una regla de nomenclatura consistente y luego exporte el lote terminado como un archivo organizado.

PUNTO DE DOLOR

Los archivos confidenciales se comparten sin controles de acceso adecuados.

Los archivos de configuración y la documentación técnica se distribuyen frecuentemente por correo electrónico sin cifrado ni configuración de permisos, lo que no deja ningún mecanismo para evitar el reenvío no autorizado una vez que se ha enviado un archivo.

SOLUCIÓN: Proteger + Redactar

  • 1Abra Proteger PDF, establezca una contraseña AES-256 y elija quién puede abrir, editar o imprimir el archivo.
  • 2Cambie a Redactar PDF, marque el texto o las imágenes confidenciales y luego aplique: los datos subyacentes se eliminan permanentemente, no solo se cubren.
  • 3Ejecute Sanitize PDF para eliminar metadatos ocultos, comentarios y datos incrustados antes de que el archivo salga de su sistema.
  • 4Guarde la copia protegida por separado, de modo que el original permanezca intacto para referencia interna.

PUNTO DE DOLOR

El estado de las firmas en los contratos de los clientes es difícil de rastrear.

Cuando un acuerdo de servicio se envía a múltiples partes interesadas internas y de clientes, los equipos a menudo carecen de visibilidad para saber si el documento permanece sin abrir, bajo revisión o esperando una firma final.

SOLUCIÓN: UPDF Sign

  • 1Cargue el contrato final y agregue campos de firmante para cada parte: cliente y proveedor.
  • 2Envíe la solicitud de firma a ambas partes y realice un seguimiento del estado de cada una: Necesita firmar, Necesita ver o Esperando a otros.
  • 3Observa cómo llegan las firmas en tiempo real a medida que cada parte completa su parte, sin necesidad de perseguir correos electrónicos.
  • 4Una vez que todos los firmantes hayan terminado, el contrato completado se archiva automáticamente con un registro de firma completo.

PUNTO DE DOLOR

El uso de licencias en las cuentas de los clientes carece de visibilidad centralizada.

A medida que crece el número de interacciones activas, las licencias para las herramientas de soporte se distribuyen entre los equipos, sin un sistema único que confirme la asignación o el uso actual.

SOLUCIÓN: Panel de gestión empresarial

  • 1Abra la descripción general de la empresa para ver el total de empleados junto con el recuento de licencias de UPDF, UPDF AI y UPDF Sign en una sola pantalla.
  • 2Compruebe la barra de estado de autorización de cada producto para ver exactamente cuántos puestos están autorizados y cuántos puestos aún no se utilizan.
  • 3Realice un seguimiento del uso en tiempo real: vea cuántas licencias están activas del total de las adquiridas.
  • 4Reasigne puestos no utilizados a medida que cambia el personal, sin esperar una solicitud de licencia por separado.

PUNTO DE DOLOR

Para localizar una cláusula específica es necesario buscar manualmente en varios archivos.

A menudo se hace referencia a los términos del contrato, como los compromisos de nivel de servicio, en un archivo en crecimiento, e identificar una instancia específica generalmente requiere abrir y revisar cada archivo individualmente.

SOLUCIÓN: Búsqueda Semántica por IA

  • 1Escriba lo que está buscando, como "responsabilidad", en lugar de intentar recordar el archivo o la página exactos.
  • 2Resalta cada coincidencia directamente en el documento, con los resultados agrupados por página.
  • 3Salte directamente a cualquier coincidencia de la lista de resultados: ya no tendrá que desplazarse por el archivo completo.
  • 4Funciona en documentos largos y densos, mostrando cada instancia en segundos en lugar de una lectura manual página por página.

¿Qué aporta realmente UPDF a los equipos de TI?

Seguridad de nivel empresarial

Certificado ISO 27001, con cifrado AES-256 en cada archivo.

Una licencia, cada plataforma

Windows, Mac, iOS y Android: sin suscripciones independientes.

Control de licencias centralizado

Administre cada miembro y licencia desde un panel empresarial.

No se requiere capacitación

Lo suficientemente simple como para que cualquier equipo comience a usarlo desde el primer día.

Contratos de proveedores Acuerdos de licencia Guías de implementación Hojas de especificaciones técnicas Runbooks & SOPs Inventarios de activos
Director de TI Gerente de TI Administrador de TI Gerente de Adquisiciones TI Líder de DevOps CTO

Diseñado para adaptarse a su entorno de TI.

INICIO DE SESIÓN ÚNICO

MS Azure/CyberArk SSO

El inicio de sesión se integra con su sistema de identidad.

Implementación masiva

Paquete MSI personalizado

Empuje a todos los dispositivos a la vez.

CRUZ PLATAFORMA

Una licencia, todas las plataformas

Windows, Mac, iOS, Android, Web.

GESTIÓN DE SOCIOS

Administrar miembros

Agregar/eliminar y controlar el acceso de forma centralizada.

CONTROL DE LICENCIAS

Authorize & Deauthorize

Reasignar licencias libremente, sin recompra.

CONTROL DE COSTES

Descuento en licencias por volumen

Compre al por mayor y consiga una tarifa más baja.

Elija el plan UPDF que mejor se adapte a sus necesidades.

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Fije su tarifa por usuario: las futuras incorporaciones de asientos cuestan menos, no más. Se renueva automáticamente anualmente, cancela en cualquier momento.

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Preguntas comunes de los equipos de TI.

Centralice licencias y asigne acceso a los miembros, departamentos y dispositivos adecuados.

UPDF se adapta a los flujos de trabajo de identidad empresarial con opciones de implementación de SSO compatibles.

Los equipos pueden buscar el contenido del documento y localizar rápidamente la información que necesitan.

Los detalles de seguridad y cumplimiento se pueden revisar con su contacto de ventas de UPDF.

El plan anual ofrece acceso recurrente flexible; el plan de por vida es una compra única.

UPDF está diseñado para reducir el costo total de propiedad a medida que su equipo crece.

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