如何將 Word/Excel/PPT 列印為 PDF 文件？

微軟的「列印為 PDF 」功能是微軟在 Windows 10 中推出的一項期待已久的功能， Mac 和 Linux 為其用戶提供此功能已經很長一段時間了。雖然微軟加入得有點晚，但現在幾乎所有微軟的可列印應用程式中都提供列印為 PDF 功能，例如 Word、Excel、PowerPoint 等。使用此功能，您現在可以輕鬆建立可列印的 PDF 文件。因此，如果您聽說過“列印為 PDF”功能並想了解如何使用它，那麼本文適合您。在這裡，我們將介紹如何在 Windows 11、10 和 7 中使用「列印為 PDF」的詳細逐步指南。此外，還將介紹適用於所有平台的通用 PDF 編輯工具——UPDF，點擊下方按鈕立刻下載。

第 1 部分：您應該了解的有關列印為 PDF 的所有信息

對於任何想要從 Microsoft 應用程式快速建立 PDF 文件的人來說，「列印為 PDF」是一項有用的功能。因此，現在讓我們介紹有關列印為 PDF 功能的所有值得了解的基礎知識。

1.1 什麼是「列印為 PDF」？它實際上打印了什麼嗎？

顧名思義，「列印為 PDF」功能可讓您將文件儲存為可列印的 PDF 格式。如果您正在使用 Microsoft 的可列印應用程式之一，例如 Word、Excel 或 PowerPoint，則可以使用 Microsoft 列印為 PDF 功能立即建立 Microsoft 應用程式檔案的 PDF 文件。

儘管它的名稱中有“打印”一詞，但它不會立即打印文件。相反，它以 PDF 格式保存文件，但允許您根據列印需求自訂 PDF 文件，例如方向、紙張大小、邊距等。這樣，當您想要列印 PDF 文件時，您可以立即使用所需的設定進行列印。簡而言之，Windows 10 和 11 中的「列印為 PDF」功能可讓您輕鬆、即時地將文件儲存為 PDF。

1.2 「列印為 PDF」和「另存為 PDF」有什麼不同？

很多用戶疑問微軟已經為我們提供了「另存為PDF 」的選項，那麼「列印為PDF」有什麼差別呢？

「另存為 PDF」功能可儲存原始檔案版本並將其轉換為 PDF 格式，而不做任何變更。另一方面，「列印為 PDF」功能可讓您在數位紙張佈局中建立 PDF 文件，顯示列印後的外觀。因此，它僅從符合所要求的列印尺寸的檔案中提取資料。

「列印為 PDF」和「另存為 PDF」之間的其他一些差異如下：

• 固定佈局： 列印為 PDF 會自動建立適合紙張大小的固定佈局，而另存為 PDF 則會儲存文件的原始佈局結構。
• 超連結： 列印為 PDF 很可能會使文件中的超連結處於非活動狀態，而另存為 PDF 則會使超連結保持活動狀態。
• 書籤： 列印為 PDF 會從文件中刪除書籤，而另存為 PDF 則會保留書籤。
• 背景顏色： 列印為 PDF 不會總是保存文件的相同背景顏色，而另存為 PDF 會保留相同的背景顏色。

簡而言之，「列印為 PDF」和「另存為 PDF」功能各有其優點和輸出。如果您想建立可列印的 PDF 佈局，則「列印為 PDF」應該是您的選擇，而如果您想將原始文件版本轉換為 PDF，則「另存為 PDF」應該是您的選擇。

第 2 部分：在 Microsoft 中列印為 PDF 的簡單快速方法

Microsoft Print to PDF 看起來是一個方便的功能，可以立即建立任何文件的 PDF。在第 3 部分中，我們將向您展示如何在 Microsoft 中使用「列印為 PDF」的步驟。但在此之前，有必要提一下此功能的局限性，如下所示：

1. 它會建立一個非常大的 PDF 文檔。
2. 一旦列印生成了 PDF 文檔，除非使用第三方工具，否則您無法編輯它。
3. 列印生成了 PDF 文檔後，文檔中的超連結會失效，書籤會被刪除，背景顏色/佈局也會發生變化。

那麼，如果我們告訴您有比 Microsoft Print to PDF 更好的替代方案，它不僅可以立即建立 PDF，還提供其他廣泛的自訂選項，您會怎麼想？UPDF 就是您的最佳選擇。

UPDF 是一個功能全面的 PDF 編輯工具，可使用 Windows 上的任何可列印應用程式建立 PDF 文件，且不會遺失格式。它提供了列印和編輯 PDF 所需的所有強大的 PDF 工具，它還擁有簡潔易用的產品介面，使任何人都可以輕鬆快速地在 Windows 上列印 PDF 文件。點擊下方按鈕，立即下載並試用其所有功能。

UPDF 的主要功能

• 它提供了簡潔易用的產品介面，使用沒有難度。
• 它提供了豐富的列印選項。
• 它相容於所有主流平台，包括 Windows、Mac、iOS 和 Android。
• 它提供了功能豐富的編輯功能，例如編輯文本，修改圖像等。
• 它允許使用高亮、便籤、貼紙、圖章、下劃線等對 PDF 添加註釋。
• 其企業版可供企業使用，提供靈活授權、便捷的IT管理、更低的成本和更高的效率。

請依照下列步驟使用 UPDF 在 Windows 中列印 PDF：

步驟 1. 使用 UPDF 開啟文件，然後按一下文件 > 列印。

步驟 2. 設定列印屬性，例如頁面大小、方向、要列印的頁面等。

步驟 3. 在印表機部分選擇「Microsoft Print to PDF」。最後，點擊“列印”按鈕。

就是這樣，無論您使用哪個 Windows 版本，只需三個步驟即可快速列印生成 PDF 文件。現在，我們為您提供獨家的折扣，您可以在折扣到期前立即升級到 UPDF Pro。

第 3 部分：如何在 Microsoft 中列印為 PDF（僅限 Win 10 和 11）

每個 Microsoft 可列印應用程式都允許您以自己的方式使用「列印為 PDF」功能。那麼，現在讓我們探討如何在流行的 Microsoft 應用程式中使用「列印為 PDF」。

3.1 在 Microsoft Word 中列印為 PDF 文件

在 Microsoft Word 中開啟該檔案並依照下列步驟操作：

1. 點擊左上角的“文件”，然後按一下“列印”。或者，按下「Ctrl+P」快速鍵。
2. 按一下「印表機」部分下的下拉式選單，然後選擇「 Microsoft Print to PDF」。您還可以自訂其他與列印相關的設置，例如方向、紙張尺寸、邊距等。
3. 最後，點擊“列印”按鈕。

這樣，您的 Word 文件就會被建立為 PDF 文件。

3.2 在 Microsoft Excel 中列印為 PDF

Microsoft Excel 中的「列印為 PDF」功能與 Microsoft Word 中的功能類似。只需在 Microsoft Excel 中開啟該文件並按照以下步驟操作：

• 按一下「檔案」>「列印」或按「Ctrl + P」。
• 按一下「印表機」>「 Microsoft Print to PDF」。
• 最後，點擊“列印”按鈕。

這樣，您的 Excel 檔案就會建立為 PDF 檔案。

3.3 在 Microsoft PowerPoint 中列印為 PDF

與 Microsoft Word 和 Excel 一樣，您可以使用「列印為 PDF」功能在 PowerPoint 中輕鬆建立可列印的 PDF。您可以按照上面提到的步驟進行操作，因為它們類似。

第 4 部分：與「Microsoft Print to PDF」相關的額外提示

4.1 如果印表機清單中缺少「Microsoft Print to PDF」怎麼辦？

如果您的印表機清單中缺少「Microsoft Print to PDF」功能，則該功能很可能目前已停用。但是，請注意，此功能僅在 Windows 10 和 11 中可用。因此，如果您在 Windows 7 中尋找 Microsoft Print to PDF，那麼您將找不到它。

對於 Windows 10 和 11，請依照下列步驟啟用 Microsoft Print to PDF 功能：

• 按一下“ Win + X ”鍵並選擇“控制台”。
• 按一下“程式”，然後按一下“開啟或關閉 Windows 功能”。
• 勾選「 Microsoft Print to PDF 」旁的複選框，然後按一下「確定」。

就是這樣。現在，Microsoft Print to PDF 選項應該在您的印表機清單中可用。

4.2 當 Microsoft PDF 印表機以錯誤的順序列印頁面時，我該怎麼辦？

如果 Microsoft PDF 印表機列印頁面的順序錯誤，您可以依照以下步驟解決問題：

• 根據頁碼重新命名文件，例如1.jpg，2.jpg等。
• 透過點選檢視>按名稱排序>升序對檔案進行升序排序。
• 按“ Ctrl + A ”選擇所有檔案。
• 右鍵單擊第一個文件並選擇“列印”。現在它應該以正確的順序提供頁面預覽。
• 最後，選​​擇“列印為 PDF ”並點擊“列印”。

這樣，您就可以按照正確的頁面順序使用 Microsoft PDF 印表機。

結論

Microsoft 列印為 PDF 功能是一項方便的功能，可從 Microsoft 的任何可列印應用程式快速建立可列印的 PDF 檔案。但是，它僅適用於 Windows 10 和 11，創建的 PDF 文件比較大，並且缺乏編輯和其他功能。因此，如果您希望在 Windows 或其他作業系統上使用「列印為 PDF」功能而不遺失格式，以及對 PDF 文件進行編輯，那麼UPDF是您的理想選擇。其簡潔的介面和強大的編輯功能使其成為保存、列印或編輯 PDF 的最佳 PDF 工具。立即點擊下方按鈕，免費下載並嘗試 UPDF 軟件。