वर्ड में तुरंत भरने योग्य फॉर्म कैसे बनाएं: त्वरित सुझाव

चाहे आप किसी भी उद्योग में काम करते हों, आपको कई वर्ड दस्तावेज़ों से निपटना होगा। भरने योग्य फ़ॉर्म उन बाधाओं में से एक हैं जिनका आपको काम के दौरान सामना करना पड़ सकता है। इन फ़ॉर्म का उपयोग उपयोगकर्ताओं के साथ बातचीत करने, उन्हें उनके कंप्यूटर पर भरने के लिए किया जाता है। वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करके फ़ॉर्म बनाना काम पर जीवन को और अधिक प्रबंधनीय बना देगा।

लेकिन अगर आपको नहीं पता कि वर्ड में भरने योग्य फॉर्म कैसे बनाया जाता है तो क्या होगा ? यह शर्मनाक होगा, है न? इस लेख को पढ़ने के बाद, आप बिना किसी की मदद के वर्ड में फॉर्म बना पाएंगे। लेख के अंत में, हम भरने योग्य फॉर्म बनाने के लिए वर्ड का उपयोग करने के नुकसानों के साथ-साथ एक बेहतर समाधान भी पेश करेंगे।

भाग 1. वर्ड में भरने योग्य फॉर्म कैसे बनाएं?

यदि आप निर्देशों का सावधानीपूर्वक पालन करते हैं तो MS Word में एक भरने योग्य फ़ॉर्म बनाना बहुत आसान है। आरंभ करने से पहले, आपको उन पूर्व-आवश्यकताओं को जानना चाहिए जो भरने योग्य फ़ॉर्म बनाने में मदद करेंगी :

तालिकाएँ : प्रपत्रों के संरेखण और सीमाओं को नियंत्रण में रखने के लिए तालिकाएँ आवश्यक हैं।
टेम्पलेट्स : फॉर्मों को टेम्पलेट्स के रूप में सहेजने के लिए उपयोग किया जाता है ताकि आप भविष्य में उनका उपयोग और अनुकूलन कर सकें।
सामग्री नियंत्रण : सामग्री नियंत्रण वे क्षेत्र हैं जहां उपयोगकर्ता फॉर्म भरते समय बातचीत करते हैं।
सुरक्षा : उपयोगकर्ता लिखने/भरने के अलावा कुछ नहीं कर सकते। वे सामग्री में बदलाव नहीं कर पाएंगे।

फॉर्म बनाने से पहले, आपको टूलबार मेनू में उन्नत गुणों तक पहुँचने के लिए "डेवलपर" विकल्प जोड़ना होगा। ऐसा करने के लिए, सरल चरणों का पालन करें:

विंडोज़ पर डेवलपर विकल्प दिखाने के चरण:

चरण 1. "फ़ाइल टैब" पर क्लिक करें और नेविगेशन टूलबार से "विकल्प" चुनें।

चरण 2. "विकल्प" मेनू पर क्लिक करने के बाद, "वर्ड विकल्प" विंडो दिखाई देगी।

चरण 3. बाएं नेविगेशन मेनू से "रिबन कस्टमाइज़ करें" विकल्प चुनें, फिर "मुख्य टैब" से "डेवलपर" विकल्प को चेक करें और "ओके" दबाएं। अब, "डेवलपर" विकल्प टूलबार मेनू (रिबन) पर दिखाई देगा।

मैक पर डेवलपर विकल्प दिखाने के चरण:

चरण 1. शीर्ष टूलबार से "वर्ड" पर क्लिक करें और "प्राथमिकताएँ" चुनें।

चरण 2. "वर्ड प्रेफरेंस" विंडो खुलेगी। "रिबन और टूलबार" पर क्लिक करें।

वर्ड डॉक्यूमेंट को भरने योग्य कैसे बनाएं

चरण 3. अब, विंडो के दाईं ओर "डेवलपर" विकल्प को चेक करें और "सहेजें" पर क्लिक करें।

बस! आपने अभी पहली बाधा पार कर ली है। अब, Word में फ़ॉर्म बनाने का समय है।

वर्ड में भरने योग्य फॉर्म बनाने के चरण

चरण 1. डेवलपर टैब में "डिज़ाइन मोड" पर जाएं

"डेवलपर" टैब को सक्षम करने के बाद, अब आप सामग्री नियंत्रण की सहायता से अपने दस्तावेज़ में सामग्री (फ़ील्ड) जोड़ना शुरू कर सकते हैं।

उस क्षेत्र पर क्लिक करें जहाँ आप फ़ॉर्म फ़ील्ड जोड़ना चाहते हैं, और फिर "डेवलपर" टैब पर क्लिक करें। "डेवलपर" विकल्पों में, आपको सामग्री नियंत्रणों के विभिन्न समूह दिखाई देंगे। आप अपनी ज़रूरतों के अनुसार उनमें से कोई भी जोड़ सकते हैं।
अब, कंटेंट कंट्रोल से "डिज़ाइन मोड" पर क्लिक करें। डिज़ाइन मोड में, डाले गए कंट्रोल तब तक काम नहीं करेंगे जब तक आप इससे बाहर नहीं निकल जाते।

चरण 2. सामग्री नियंत्रण बटन के साथ अपना फ़ॉर्म डिज़ाइन करें

अब, "सामग्री नियंत्रण" से एक विशिष्ट प्रकार का नियंत्रण चुनें जिसे आप अपने फ़ॉर्म में सम्मिलित करना चाहते हैं। यह स्वचालित रूप से आपके फ़ील्ड में जुड़ जाएगा। आप "नियंत्रण विकल्प" में सूची सेट करके उपस्थिति को संपादित या बदल भी सकते हैं।

एक बार जब आप यह पूरा कर लें, तो इसे समाप्त करने के लिए डिज़ाइन मोड को फिर से चुनें। डिज़ाइन मोड छोड़ने के बाद, आप अपने द्वारा जोड़े गए नियंत्रणों का उपयोग कर सकते हैं।

चरण 3. फ़ॉर्म को वर्ड में भरने योग्य बनाएं

दूसरों को वितरित किए जाने से पहले आपके फ़ॉर्म को कुछ अंतिम रूप देने की आवश्यकता है। आपको फ़ॉर्म पर कुछ प्रतिबंध लगाने होंगे ताकि कोई भी इसे भरते समय इसकी सामग्री को बदल या हटा न सके।

डेवलपर टैब में, "संपादन प्रतिबंधित करें" विकल्प पर क्लिक करें। संपादन प्रतिबंधित करें फलक विंडो के दाईं ओर दिखाई देगा।
"दस्तावेज़ में केवल इस प्रकार के संपादन की अनुमति दें" को चेक करें। सूची तीर में, "फ़ॉर्म भरना" चुनें। जब ये सेटिंग सक्षम होती हैं, तो कोई भी फ़ील्ड भर सकता है, लेकिन कोई भी फ़ॉर्म को बदल नहीं सकता है।
अंत में, हाँ, सुरक्षा लागू करना शुरू करें विकल्प चुनें। आप किसी को भी सुरक्षा बंद करने से रोकने के लिए पासवर्ड भी जोड़ सकते हैं।

अब, आपका दस्तावेज़ पूरा हो गया है और वितरण के लिए तैयार है।

भाग 2. भरने योग्य फॉर्म बनाने के लिए वर्ड का उपयोग करने के पक्ष और विपक्ष

जब तक आप इसे परफेक्ट नहीं बनाते, तब तक कोई भी चीज परफेक्ट नहीं होती। हां, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में भरने योग्य फॉर्म बनाने के फायदे और नुकसान दोनों हैं। आइए सबसे पहले अच्छी चीजों से शुरुआत करें।

भरने योग्य फॉर्म बनाने के लिए वर्ड का उपयोग करने के लाभ

कुछ मूल्यवान टेम्पलेट्स उपलब्ध हैं जिन्हें आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं।
पहले, वर्ड डॉक्यूमेंट का अंतिम आकार अपेक्षाकृत बड़ा होता था। कुछ सुधारों के बाद, उन्होंने सफलतापूर्वक डॉक्यूमेंट का आकार कम कर दिया है, जिससे भेजना या साझा करना आसान हो गया है।
वर्ड आपको तालिकाओं, ग्राफिक्स, छवियों, पृष्ठभूमि, पृष्ठ आकार आदि के रूप में ढेर सारी सुविधाएं प्रदान करता है, ताकि आपका फॉर्म दूसरों के सामने अधिक आकर्षक और पेशेवर बन सके।
हर कोई हर समय कंप्यूटर साथ नहीं रखता। आप आसानी से हार्ड कॉपी प्रिंट कर सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में फॉर्म बनाना बहुत तेज़ है।

भरने योग्य फॉर्म बनाने के लिए वर्ड का उपयोग करने के नुकसान

आप केवल Microsoft Word का उपयोग करके ही फ़ॉर्म भर सकते हैं। आप Word के बिना फ़ॉर्म नहीं भर सकते। हर कोई अपने साथ लैपटॉप और डेस्कटॉप नहीं रखता।
यदि आपने किसी दस्तावेज़ पर प्रतिबंध नहीं लगाया है या लगाना भूल गए हैं तो कोई भी व्यक्ति इसकी सामग्री और संरचना को बदल सकता है।
इसकी कोई गारंटी नहीं है कि फॉर्म लेआउट मूल के समान ही दिखाई देगा।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड संस्करण फॉर्म भरते समय समस्या उत्पन्न कर सकते हैं।
यदि आप फॉर्म बनाने के लिए वर्ड लाइसेंस खरीदते हैं तो यह काफी महंगा होगा। माइक्रोसॉफ्ट के उत्पाद आमतौर पर सस्ते नहीं आते हैं।

भाग 3. पीडीएफ में भरने योग्य फॉर्म कैसे बनाएं

आप पहले से ही जानते हैं कि वर्ड में एक भरने योग्य फॉर्म कैसे बनाया जाता है; अब, इसे अलग तरीके से सीखने का समय आ गया है। PDF प्रारूप में एक भरने योग्य फॉर्म बनाने के चरणों में जाने से पहले, आपको यह तय करना चाहिए कि आप किस PDF संपादक का उपयोग करेंगे।

हम एक भरने योग्य फ़ॉर्म बनाने के लिए UPDF का उपयोग कर रहे हैं। UPDF अब तक के सबसे अच्छे PDF फ़ॉर्म क्रिएटर में से एक है। यह आपको एक क्लिक से गैर-भरने योग्य PDF फ़ॉर्म को भरने योग्य में बदलने, मौजूदा भरने योग्य PDF गुणों को संपादित करने, स्क्रैच से भरने योग्य PDF फ़ॉर्म बनाने, PDF फ़ॉर्म भरने और हस्ताक्षर करने और लिंक, QR कोड और ईमेल के माध्यम से PDF भरने योग्य फ़ॉर्म साझा करने की अनुमति देता है। साथ ही, यह Adobe Acrobat से कम खर्चीला है और इसमें अन्य PDF फ़ॉर्म क्रिएटर और एडिटर की तुलना में अधिक सुविधाएँ हैं। आप इसके मूल्य निर्धारण पृष्ठ के माध्यम से कीमत खरीद और जाँच सकते हैं । और क्या है? आप इसके सभी प्लेटफ़ॉर्म, Windows, Mac, iOS और Android पर एक ही लाइसेंस का उपयोग कर सकते हैं। आप सभी PDF फ़ॉर्म सुविधाएँ जाँचने के लिए नीचे दिए गए बटन के माध्यम से UPDF डाउनलोड कर सकते हैं।

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पीडीएफ फॉर्म से संबंधित कार्यों को छोड़कर आप इसके साथ निम्नलिखित कार्य भी कर सकते हैं:

यूपीडीएफ एआई: आप पीडीएफ को सारांशित कर सकते हैं, पीडीएफ का अनुवाद कर सकते हैं, पीडीएफ की व्याख्या कर सकते हैं, पीडीएफ के लिए चैट कर सकते हैं , और बहुत कुछ कर सकते हैं।

पीडीएफ पढ़ें : आप अपनी पीडीएफ फाइल को किसी भी दृश्य में मुफ्त में खोल सकते हैं। इसके विभिन्न व्यूइंग मोड के साथ, आप पढ़ने के अनुभव का आनंद ले सकते हैं।
पीडीएफ पर टिप्पणी करें: यह न केवल आपको दस्तावेज़ देखने की स्वतंत्रता देता है। आप पीडीएफ पर टिप्पणी, मार्कअप और टिप्पणियाँ भी जोड़ सकते हैं।
पीडीएफ संपादित करें: आप पाठ, चित्र, लिंक, वॉटरमार्क, हेडर, फुटर, पृष्ठभूमि आदि को स्वतंत्र रूप से संपादित कर सकते हैं।
पीडीएफ कन्वर्ट करें: यह कोई साधारण एडिटर और रीडर नहीं है। इसमें आपके पीडीएफ डॉक्यूमेंट को वर्ड, एक्सेल, पावरपॉइंट आदि में बदलने की सुविधा है।
ओसीआर : इसमें स्कैन किए गए दस्तावेजों में पाठ को पहचानने और उन्हें संपादन योग्य बनाने के लिए ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन (ओसीआर) तकनीक भी है।

क्या आप UPDF के बारे में विस्तार से जानना चाहते हैं? आप लैपटॉपमीडिया का यह समीक्षा लेख देख सकते हैं।

पीडीएफ में भरने योग्य फॉर्म बनाने के चरण:

चरण 1. नीचे दिए गए बटन के माध्यम से UPDF डाउनलोड करें। UPDF को इंस्टॉल करने और इसे चलाने के बाद PDF खोलें या एक खाली पेज बनाएँ। वैकल्पिक रूप से, आप एक PDF फ़ॉर्म टेम्पलेट डाउनलोड कर सकते हैं और इसे UPDF पर खोल सकते हैं।

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चरण 2. बाएं टूलबार पर " फॉर्म तैयार करें " आइकन पर क्लिक करें। आपको पृष्ठ के शीर्ष पर विभिन्न विकल्प दिखाई देंगे। यदि आपको स्क्रैच से एक भरने योग्य पीडीएफ फॉर्म बनाने की आवश्यकता है, तो आप एक टेक्स्ट फ़ील्ड, चेक बॉक्स, रेडियो बटन, ड्रॉपडाउन सूची, बटन और सूची बॉक्स जोड़ सकते हैं।

और यदि आप गैर-भरने योग्य पीडीएफ फॉर्म को सीधे भरने योग्य फॉर्म में बदलना चाहते हैं, तो आप "टूल आइकन" पर क्लिक कर सकते हैं और "फॉर्म फील्ड रिकॉग्निशन" का चयन कर सकते हैं, यह आपके सभी फॉर्म को पहचान लेगा और उन्हें भरने योग्य बना देगा।

अभी भी UPDF डाउनलोड नहीं कर पा रहे हैं? इसे अभी डाउनलोड करने के लिए नीचे दिए गए बटन पर क्लिक करें। यदि चित्रों के साथ ऊपर दी गई गाइड स्पष्ट नहीं है, तो आप नीचे दिए गए YouTube वीडियो का अनुसरण कर सकते हैं।

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भाग 4. वर्ड भरने योग्य फॉर्म बनाम पीडीएफ भरने योग्य फॉर्म

वैसे, इन दोनों फ़ॉर्मेट में काफ़ी अंतर है। एक वर्ड प्रोसेसर का इस्तेमाल करता है, जबकि दूसरे को वर्ड प्रोसेसर की ज़रूरत नहीं होती। Microsoft Word .docx फ़ॉर्मेट को सपोर्ट करता है, जबकि PDF (पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मेट) खुद एक फ़ाइल फ़ॉर्मेट है। लेकिन इन दोनों में एक बात समान है कि दोनों का इस्तेमाल दस्तावेज़ बनाने और शेयर करने के लिए किया जाता है।

जैसा कि आप सभी जानते हैं, भरने योग्य फ़ॉर्म बनाते समय PDF और Word एक ही मूल्य साझा करते हैं। लेकिन सवाल यह है कि भरने योग्य फ़ॉर्म बनाते समय कौन सा बेहतर है। लंबे दस्तावेज़ लिखने, तालिकाएँ डालने, सामग्री की समीक्षा करने और ऐड-ऑन का समर्थन करने के लिए Microsoft Word एक बेहतर वर्ड प्रोसेसर हो सकता है। यदि आप इनका उपयोग करने के लिए पर्याप्त अनुभवी हैं तो ये सभी सुविधाएँ सहायक हैं।

यदि आप सुविधाओं से अपरिचित हैं, तो यह माउंट एवरेस्ट की चोटी को पार करने जैसा होगा। विशेष रूप से वर्ड में भरने योग्य फॉर्म बनाना नए लोगों के लिए थोड़ा मुश्किल हो सकता है। कभी-कभी अनुभवी लोग वर्ड में इंटरैक्टिव फॉर्म बनाते समय खुद को मुश्किल स्थिति में पाते हैं। आपने पहले ही देखा है कि फॉर्म को अंतिम रूप देने में आपको कितने चरण पूरे करने होते हैं।

दूसरी ओर, पीडीएफ प्रारूप उतना ही सरल है जितना आप चाहें। जैसा कि आप जानते हैं, पीडीएफ प्रारूप हार्डकोडेड टेक्स्ट का समर्थन करता है, इसलिए आपकी सामग्री की सुरक्षा कोई मुद्दा नहीं है। एमएस वर्ड के विपरीत, आप किसी भी पीडीएफ संपादक या रीडर पर पीडीएफ फाइलों तक पहुंच सकते हैं। पीडीएफ प्रारूप एक ही प्लेटफॉर्म तक सीमित नहीं है। आप अपनी पसंद के किसी भी पीडीएफ संपादक का उपयोग कर सकते हैं, और भरने योग्य फॉर्म बनाना पहले की तरह आसान है।

निष्कर्ष

आपने अभी-अभी समझा है कि वर्ड में भरने योग्य फॉर्म कैसे बनाएं। इस गाइड के साथ, हमें यकीन है कि आप वर्ड के साथ अपनी ज़रूरत के अनुसार भरने योग्य फॉर्म बना सकते हैं। और पीडीएफ में भरने योग्य पीडीएफ फॉर्म बनाने की तुलना में, वर्ड में इसके कई नुकसान हैं। यही कारण है कि हम आपको पीडीएफ में भरने योग्य पीडीएफ फॉर्म बनाने के तरीके के बारे में गाइड भी दिखाते हैं। और ऐसा करने के लिए, आपको UPDF का उपयोग करने की आवश्यकता है जो आपके दस्तावेज़ों को अधिक पेशेवर व्यवहार में प्रस्तुत करने का एक बढ़िया समाधान है। आप आसानी से अपनी ज़रूरत के अनुसार पीडीएफ फॉर्म बनाने के लिए नीचे दिए गए बटन के माध्यम से UPDF डाउनलोड कर सकते हैं।

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