دليل المستخدم لخطة مؤسسة بـUPDF

هل أصبحت لديك مؤسسة حيث يتطلب الفريق التعاون لإدارة التراخيص؟ تأتي UPDF مع خطة مؤسسية شاملة مع حل لجميع المشكلات التشغيلية.

من خلال لوحة معلومات إدارة المؤسسة الكاملة المتاحة للفرق والشركات الصغيرة والمتوسطة والتعاونيات، يمكنهم إدارة تراخيصهم وتفويض أعضائهم بكفاءة. يمكن أن يساعد هذا بشكل فعال في حماية الأصول الافتراضية للشركة ومساعدتهم على تحسين إنتاجية المستندات الخاصة بالفريق. علاوة على ذلك، نظرًا لكونه مجموعة أدوات كاملة لتحرير ملفات PDF، يمكن أن يساعدك UPDF في إدارة جميع المهام المتعلقة بمستندات مؤسستك بكفاءة. يمكنه تحرير ملفات PDF أو التعليق عليها أو تنظيمها أو تحويلها أو التعرف الضوئي على الحروف أو ضغطها أو تسويتها أو وضع علامة مائية عليها، وما إلى ذلك.

1.الاختلافات بين الخطة الفردية وخطة المؤسسة

هناك بعض الاختلافات المهمة بين الخطة الفردية وخطة المؤسسة. إذا كنت من بين أولئك الذين يخلطون بين أوضاعهم، فإن مناقشة فوائدها ستجعل الأمور أسهل بكثير وأكثر شفافية:

للخطة الفردية

• الاستخدام الشخصي: إذا كنت تستخدم خطة فردية على UPDF، فهذا مناسب حصريًا في الحالات التي تحتاج فيها إلى الأداة للاستخدام الشخصي.
• حد المستخدم: تسمح الحسابات الفردية لمستخدم واحد فقط بالاستفادة من خدمات  UPDF .
• حد الجهاز: علاوة على ذلك، يمكنك تسجيل الدخول إلى UPDF بنفس الحساب على 4 أجهزة مختلفة في وقت واحد، والتي تتضمن جهازي كمبيوتر مكتبي و2 هاتف محمول.

لخطة المؤسسة

• لوحة تحكم إدارة المؤسسة: تتوفر لوحة تحكم شاملة لإدارة المؤسسة للشركة التي تدير جميع التراخيص والأعضاء والأصول الافتراضية للشركة، وما إلى ذلك.
• إدارة التراخيص المرنة: مع توفر إدارة مرنة للتراخيص، يصبح التحكم في التفويض وتعيين الواجبات أكثر وضوحًا.
• حد المستخدم: لا توجد حدود للأعضاء للدعوة للانضمام إلى الشركة. تغطي الحزمة المشتراة من UPDF بشكل عام عدد المستخدمين المعتمدين والمستخدمين عبر الإنترنت. على سبيل المثال، إذا اشتريت 10 تراخيص، فمن المسموح لك أن يكون لديك 10 مستخدمين متصلين بالإنترنت في وقت واحد. يمكن للأشخاص الذين يتنقلون من الشركة أن يلحقوا الضرر بعدد التراخيص الخاصة بك. في مثل هذه الحالات، يعد إيقاف ترخيصهم وتفويضه لمستخدم جديد هو الطريقة الصحيحة للحفاظ على تراخيصك بكفاءة.
• حد الجهاز: علاوة على ذلك، يمكن للمستخدمين الذين يستخدمون خطة Enterprise استخدام الخدمة على ثلاثة أجهزة في وقت واحد، بما في ذلك جهاز كمبيوتر مكتبي واحد وجهازين محمولين. ويوضح أنه إذا كان المستخدم يرغب في تنشيط حساب المؤسسة الخاص به على جهاز Mac، فسيتعين عليه تسجيل الخروج من حساب Windows.
• الصورة الرمزية: إذا كنت تستخدم حساب مؤسسة لـ UPDF، فسوف ترى شعار المؤسسة في الجانب الأيمن السفلي من الشعار الخاص بك. سيساعدك هذا على التمييز بين الحساب الشخصي وحساب المؤسسة.

2.قم بالشراء وإنشاء شركة واسترداد القيمة

للحصول على تعاون مثالي بين الإدارة والموظفين، يأتي مؤسسة بـUPDF  بتنسيق محسّن لبدء العملية. يقدم حالتين مختلفتين للانغماس في نظام المؤسسة، حيث يتضمن الوضع الأول شراء المؤسسة في المرحلة الأولية، يليها إنشاء الشركة في المراحل اللاحقة. بالنسبة للحالة الثانية، يقوم المستخدم بإنشاء الشركة أولاً ثم يشتري خطة المؤسسة لاحقًا. ونؤكد تركيزنا على التنفيذ الإجرائي لهذه المواقف:

2.1 الموقف الأول: شراء خطة المؤسسة أولاً

الخطوة 1: إنهاء عملية الشراء

أثناء تواجدك في صفحة شراء خطة المؤسسة، يتعين عليك تحديد "Number of Users(عدد المستخدمين)" مقابل الخيار المتاح على الصفحة.

للاستمرار بعد ذلك، انقر فوق "Sign In To Checkout(تسجيل الدخول إلى الخروج)" لتسجيل الدخول باستخدام حسابك الحالي أو إنشاء حساب جديد. تأكد من تسجيل الدخول باستخدام عنوان بريد إلكتروني صالح. (ملاحظة: من المهم أن تكون على دراية بالبريد الإلكتروني، حيث يتم استلام بريد تأكيد على العنوان المقدم لشراء خطة المؤسسة، والذي يحتوي على معلومات الطلب ورمز الاسترداد.)

الخطوة 2: انقر فوق "ٌRadeem Now(استرداد الآن)" في صفحة الشراء الناجحة

عند الانتهاء من جميع عمليات الشراء، سيتم توجيهك إلى صفحة شراء ناجحة. في هذه الصفحة، يمكنك نسخ رمز الاسترداد والاطلاع على تعليمات الاسترداد. أفضل طريقة هي النقر على زر " Radeem Now(استرداد الآن)" لبدء عملية "Create a Company(إنشاء شركة)" وسيساعدك هذا على فتح مطالبة الاسترداد التلقائي في لوحة تحكم إدارة المؤسسة. باستخدام هذه الطريقة، لن تحتاج إلى نسخ الرمز يدويًا.

الخطوة 3. إنشاء شركة

بالنقر فوق الزر " Radeem Now(استرداد الآن)"، سيتم إعادة توجيهك إلى عملية " Create a Company(إنشاء شركة)". أدخل "Company Name(اسم الشركة)" في المكان الأول. تابع لتحديد "Industry Type(نوع الصناعة)"، واستمر في اختيار "Number of Employees(عدد الموظفين)" الذين يقومون بالتسجيل في المكان في خطة المؤسسة.

انقر فوق " Continue(متابعة)" للانتقال إلى المجموعة التالية من الصفحات.

الخطوة 4. قم بإنشاء حساب المسؤو

لفي الصفحة التالية، قم بتوفير حساب البريد الإلكتروني الذي سيكون بمثابة المسؤول مع حقوق الإدارة الحصرية لنظام إدارة المؤسسة.

حدد الزر " Continue(متابعة)" بعد تقديم عنوان البريد الإلكتروني. قم بالتحقق باستخدام الرمز المرسل إلى بريدك الإلكتروني وأكد إنشاء حساب المؤسسة الخاص بالشركة في UPDF.

قم بإعداد الاسم وكلمة المرور للحساب قيد الإنشاء. تابع وفقًا للتعليمات التي تظهر على الشاشة واختتم إنشاء حسابك بنجاح.

بعد الانتهاء من إنشاء حساب الشركة والمسؤول، سيتم تزويدك بخيارين مختلفين. إذا حاولت النقر فوق الزر "Open UPDF(فتح UPDF )"، فسيتم تشغيل UPDF وتسجيل الدخول باستخدام حساب المسؤول الخاص بك تلقائيًا.

الخطوة 5. الاسترداد التلقائي على لوحة التحكم

عند النقر على " Enterprise Management Dashboard (لوحة تحكم إدارة المؤسسة)"، سيتم توجيهك إلى لوحة التحكم الخاصة بحساب المؤسسة. ستظهر رسالة مطالبة بمجرد دخولك إلى لوحة التحكم. إظهار المطالبة باسم " Auto-redemption (الاسترداد التلقائي)"، انقر فوق "OK(موافق)" لاسترداد الخطة تلقائيًا.

أثناء المتابعة بعد ذلك، تظهر لوحة المعلومات أن هناك ترخيصًا واحدًا قيد الاستخدام بالفعل، وهو ترخيص خاص بالمسؤول. وبما أن هذا التفويض يتم تقديمه تلقائيًا إلى المشرف، فيمكن إيقاف تشغيله يدويًا

ملاحظة: بالنسبة للمستخدمين الذين لم يتلقوا رسالة " Auto-redemption (الاسترداد التلقائي)"، يمكنهم نسخ رمز الاسترداد من صفحة الشراء أو عنوان البريد الإلكتروني المرفق بالعملية. بعد لصق الرمز، انقر فوق الزر "Radeem (استرداد)" الموجود على لوحة التحكم.

2. 2 الوضع الثاني. إنشاء شركة أولاً

الخطوة 1. إنشاء شركة

اتبع الرابط لبدء عملية إنشاء الشركة.

أدخل معلومات الشركة لإنشاء شركة، ثم أدخل بريدك الإلكتروني لإنشاء حساب مسؤول للشركة. يمكن لحساب المسؤول هذا إدارة أعضاء الفريق والتحكم في جميع التفويضات.

الخطوة 2. أدخل إلى لوحة تحكم إدارة المؤسسة

عند إنشاء الشركة، يمكنك الدخول إلى لوحة تحكم إدارة المؤسسة.

الخطوة 3. شراء الترخيص

والشيء التالي الذي يتعين عليك القيام به هو شراء خطة مؤسسية من خلال النقر على خيار " Buy Licenses (شراء التراخيص)" في لوحة معلومات نظرة عامة على الشركة. سيقودك هذا إلى صفحة الخروج الخاصة بالمؤسسة مع تسجيل الدخول إلى حساب المسؤول الخاص بك تلقائيًا.

حدد عدد المستخدمين الذين سيكونون جزءًا من خطة المؤسسة التي تشتريها الشركة وتقوم بمعالجة الدفع.

سيتعين عليك الدفع مقابل خطة المؤسسة، وبعد ذلك سيتم توجيهك إلى صفحة " Successfully Purchased (تم الشراء بنجاح)". تعرض الصفحة أن خطة المؤسسة قد تم استردادها تلقائيًا إلى الحساب.

عند الضغط على زر "لوحة إدارة المؤسسة" في وسط الصفحة، ستجد أنه تم استرداد الحساب تلقائيًا. يعد هذا أمرًا ضروريًا لأنه نظرًا لأنك قمت بالفعل بإنشاء شركة وحساب مسؤول، فسيتم استرداد الترخيص تلقائيًا إذا تم شراؤه باستخدام حساب المسؤول.

ملاحظة: للحصول على معرفة أفضل بالعملية، يمكن شراء الخطة مباشرة من الموقع الإلكتروني ضمن نطاق 10 مستخدمين. ومع ذلك، مع وجود أكثر من 10 مستخدمين، اتصل بالمبيعات لشراء خطة المؤسسة مع خصم الترخيص المجمع.

3.ماذا يوجد في لوحة القيادة

بعد الدخول إلى لوحة التحكم ستجد هناك ثلاث قوائم رئيسية على اليسار:

3.1 نظرة عامة على الشركة

عندما تجد أنفسكم في لوحة تحكم المؤسسة، يمكنك ملاحظة النظرة العامة الكاملة للشركة في علامة التبويب "نظرة عامة على الشركة". راقب قائمة التراخيص والأعضاء مقابل خياري "عرض الترخيص" و"عرض العضو". يمكنك أيضًا الاستفادة من الخيارات المتاحة في قسم "الدخول السريع" لإدارة حساب مؤسستك بسهولة.

3.2  إدارة الأعضاء

انتقل إلى قسم "إدارة الأعضاء" من اللوحة اليمنى. يمكنك البحث في قاعدة البيانات المتاحة من خلال البحث عن العضو المعني في قسم البحث الموجود في الأعلى. إذا كنت تسعى إلى "إعادة ضبط" إعدادات البحث الخاصة بك، فانقر فوق الزر المتاح أسفل قسم البحث مباشرةً. يمكنك أيضًا إضافة أعضاء، وإزالة الأعضاء، وتفويض الأعضاء، وإلغاء تخويلهم.

3.3 إعدادات الشركة

انتقل إلى علامة التبويب " Company Settings (إعدادات الشركة)" من اللوحة اليمنى لفتح تفاصيل الشركة المقدمة لحساب المؤسسة.

يمكنك تغيير الاسم ونوع الصناعة وعدد الموظفين في أي لحظة.

إذا كنت تريد حذف معلومات أو بيانات العمل، فانقر فوق الزر " Dissolve Company (حل الشركة)" لمسح حساب المؤسسة على UPDF.

4.  قم بدعوة الأعضاء للانضمام إلى شركتك

تسمح لك لوحة معلومات مؤسسة بـUPDF بإضافة أعضاء بثلاث طرق: مشاركة الدعوة، والإضافة يدويًا، والاستيراد المجمع. لإضافة عضو، اضغط على زر "إضافة عضو" واختر الخيار المطلوب من القائمة المنسدلة.

1.مشاركة الدعوة: يمكنك إضافة أعضاء عن طريق نسخ الرابط ومشاركته معهم عبر تطبيقات التواصل. علاوة على ذلك، يمكنك إضافة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بأعضاء فريقك مفصولة بفواصل وإرسال دعوة لهم بالضغط على زر "إرسال دعوة".

2.الإضافة يدويًا: لإضافة أعضاء الفريق، املأ التفاصيل مثل الحساب وكلمة المرور والاسم الأول واسم العائلة والبريد الإلكتروني والهاتف. يمكنك أيضًا منح التفويض من خلال تمكين مفتاح التبديل "التفويض". بعد ذلك، اضغط على زر "موافق" لإضافتها بنجاح.

3.استيراد دفعة: يمكنك إضافة مئات الموظفين في وقت واحد عن طريق استيراد ملف Excel. يوفر UPDF أيضًا قالب جدول الموظفين الذي يمكنك تنزيله وتعديله وفقًا لمؤسستك.

5.  كيفية قبول الدعوة

أولئك الذين يتلقون دعوة للانضمام إلى نظام إدارة المؤسسات الخاص بشركتهم في UPDF سوف يتلقون دعوة عبر البريد الإلكتروني. أثناء فتح البريد الإلكتروني، انقر فوق " View Details (عرض التفاصيل)" لمراقبة تفاصيل الدعوة.

أثناء المتابعة إلى الشاشة التالية، يمكنك تحديد الزر " Click to Accept (انقر للقبول)" لقبول الدعوة، وبعد ذلك ستقوم بالتسجيل في UPDF. ثم قم بالتسجيل للحصول على حساب مؤسستك باتباع التعليمات.

إذا كان لدي حساب شخصي على UPDF، فهل لا يزال بإمكاني الانضمام إلى الشركة؟

نعم، من الممكن تمامًا الانضمام إلى حساب مؤسسي؛ ومع ذلك، فإن الحساب الفردي منفصل تمامًا عن حساب المؤسسة. لا يتم تقاسم فوائد هذه الحسابات بشكل متبادل، حيث يمكنك تسجيل الدخول إلى أي من الحسابات للعمل مع UPDF.

6. إدارة الأعضاء وتفويض الترخيص

إضافة عضو

من خلال النقر على زر " Add Member (إضافة عضو)"، يمكنك بدء عملية دعوة أو إضافة موظفيك من خلال ثلاث طرق (مشاركة الدعوة، والإضافة يدويًا، والاستيراد المجمع) كما أوضحنا في قسم " Invite Members to Join Your Company (دعوة الأعضاء للانضمام إلى شركتك)" أعلاه.

إزالة العضو

يمكنك أيضًا إزالة عضو عن طريق تحديد الزر " Remove Member (إزالة العضو)" والنقر عليه.

تفويض وإلغاء الترخيص للتراخيص

تفويض وإلغاء تفويض العضو المعني وفقًا للخيارات المتاحة في لوحة تحكم إدارة الأعضاء.

• يمكنك ببساطة التبديل لتشغيل أو إيقاف التفويض لأعضائك.
• وبدلاً من ذلك، يمكنك تحديد العضو ثم النقر فوق الزر "تخويل" أو "إلغاء التخويل" لتحقيق نفس الوظيفة.

نصيحة: بالنظر إلى تسليم المستخدم، فإن إلغاء ترخيص الترخيص الخاص به يكون بنقرة واحدة. علاوة على ذلك، فإن ترخيص المستخدمين الجدد هو أيضًا عمل بسيط، والذي تبين أنه ذو كفاءة عالية بالنسبة للمؤسسة.

7. قم بتنزيل واستخدام UPDF مع حساب المؤسسة الخاص بك

إذا كنت مستخدمًا معتمدًا لشركة لديها خطة Enterprise Plan على UPDF، فيمكنك الحصول على تجربة حصرية لجميع مزايا هذه الخطة. تحتاج إلى تنزيل UPDF على جهازك وتسجيل الدخول باستخدام حساب المؤسسة المعتمد.

أثناء تنزيل UPDF بنجاح، قم بتشغيل الزر " Login (تسجيل الدخول)" واستمر في تحديده في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة. تابع التعليمات التي تظهر على الشاشة لتسجيل الدخول بنجاح باستخدام حساب المؤسسة المعتمد.

إذا منح المسؤول ترخيصًا لحسابك، فيمكنك العثور على الخطة معروضة تحت التصنيف "مصرح به" في نفس النقطة التي قمت فيها بتسجيل الدخول إلى UPDF. يمكنك بسهولة تسجيل الدخول إلى حساب مؤسستك على أجهزة متعددة والمتابعة للاستمتاع بجميع المزايا المرتبطة بالخدمة.

إذا كنت لا تزال بحاجة إلى بعض المساعدة، فلا تتردد في الاتصال بمدير المبيعات الخاص بك أو إرسال بريد إلكتروني إلى خدمة العملاء لدينا على [email protected].