Documenten ter ondertekening verzenden

In het onderwijs, de juridische sector en andere zakelijke omgevingen is toegang tot digitale handtekeningen van documenten, met name pdf's, belangrijker dan ooit. Daarom komt UPDF Sign in beeld om dit proces te vereenvoudigen met een innovatief perspectief. Om u te laten zien hoe UPDF Sign werkt, vindt u hieronder stapsgewijze instructies om het toevoegen van digitale handtekeningen te stroomlijnen.

Basisinformatie toevoegen

Om te beginnen moet u uw document uploaden naar de UPDF Sign-website nadat u uw account heeft aangemaakt. Lees vervolgens de onderstaande handleidingen, waarin wordt uitgelegd hoe u basisinformatie toevoegt en doorgaat met eSign:

1. Documenten toevoegen

Gebruikers kunnen maximaal 10 PDF's tegelijk uploaden om het proces voor handtekeningaanvragen te versnellen. Meerdere PDF's worden samengevoegd tot één PDF voor handtekeningaanvragen en handtekeningvelden moeten aan elk document worden toegevoegd. Zodra de handtekeningen zijn verzameld, worden de PDF's weer gescheiden in hun oorspronkelijke bestanden om te downloaden. Momenteel worden alleen PDF-bestanden ondersteund. Deze kunnen worden geüpload vanaf een lokaal apparaat of naar de daarvoor bestemde locatie worden gesleept.

• Meld u aan bij de UPDF Sign-website met uw inloggegevens, beweeg de muis over Nieuw document gebruiken   en klik op de knop +Handtekeningen starten  . 

• Tik vervolgens op het tabblad Document uploaden  onder het gedeelte Documenten toevoegen  en upload uw PDF-document.

2. Ontvangers toevoegen

Bij het uploaden van een PDF kunnen gebruikers maximaal 50 ontvangers toevoegen voor ondertekeningsverzoeken. Daarnaast kunnen ze de optie 'Ondertekeningsvolgorde instellen' aan- of uitzetten  als ze willen dat de ondertekenaars het document opeenvolgend ontvangen. Als u deze optie selecteert, ontvangt de tweede ondertekenaar een e-mailmelding zodra de eerste ondertekenaar de handtekening heeft voltooid. Als u deze optie echter niet hebt ingeschakeld, ontvangen alle ontvangers de e-mailmeldingen tegelijkertijd.

U kunt ook een privébericht of een code toevoegen die alleen u en de ontvanger kennen om de veiligheid van vertrouwelijke bestanden te waarborgen. Als het e-mailadres van de ontvanger onjuist is ingevoerd, moet de afzender opnieuw handtekeningen aanvragen met de juiste adresgegevens. Omgekeerd kunt u, als een van de ontvangersadressen is verlopen, dit vervangen door een geldig adres zonder dat dit gevolgen heeft voor de andere twee ontvangers.

• Nadat u het PDF-bestand naar UPDF Sign hebt geüpload, gaat u  onder Documenten toevoegen naar de sectie Ontvangers toevoegen .

• Voer de voornaam , achternaam en het e-mailadres van ontvanger 1  in de daarvoor bestemde tekstvakken in.

• Klik op de optie Ontvanger toevoegen  onderaan het gedeelte Ontvangers toevoegen en voeg indien nodig Ontvanger 2 toe .

• U kunt de optie 'Ondertekeningsvolgorde instellen' in- of uitschakelen  om ervoor te zorgen dat ontvanger 2 een e-mail ter ondertekening ontvangt wanneer ontvanger 1 de taak voltooit. Gebruikers kunnen deze optie naar wens uitschakelen, zodat iedereen tegelijk het ondertekeningsverzoek ontvangt.

• Vouw het menu rechts in het ontvangersvenster uit met het pijltje ernaast en kies ' Ondertekening vereist '. U kunt ook andere rollen toewijzen, zoals ' Bekijken vereist ' of ' Kopiëren vereist '. UPDF Sign biedt verschillende opties voor ontvangersrollen.

• Gebruik het pictogram met de drie puntjes  naast hetzelfde menu en ga verder met Toegangscode toevoegen   of Privébericht toevoegen , indien nodig. 

3. Berichten toevoegen

• Terwijl u het document uploadt en de ontvanger toevoegt, scrolt u naar beneden totdat u  onderaan het gedeelte Bericht toevoegen ziet.

• Typ tekst in het tekstvak E-mailbericht  en zorg ervoor dat er een documentnaam  aan is toegewezen.

• Klik ten slotte op de knop Doorgaan rechtsonder om de interface voor het bewerken van de handtekeninginhoud te openen.