إرسال المستندات للتوقيع عليها

في البيئات التعليمية والقانونية وغيرها من بيئات الأعمال الأخرى، أصبح الوصول إلى التوقيعات الرقمية للمستندات، خاصةً على ملفات PDF، أكثر أهمية من أي وقت مضى. لذلك، يأتي دور UPDF Sign لتسهيل العملية بمنظور مبتكر. لتوضيح كيفية عمل UPDF Sign، يوفر هذا الدليل إرشادات تدريجية أدناه لتبسيط عملية إضافة التوقيعات الرقمية.

إضافة معلومات أساسية

للبدء، تحتاج إلى تحميل المستند الخاص بك على موقع UPDF Sign بعد إعداد حسابك. بعد ذلك، تعمق في الأدلة أدناه، والتي تكشف لك كيفية إضافة المعلومات الأساسية والمضي قدماً في التوقيع الإلكتروني:

1. Add Documents (إضافة المستندات)

يمكن للمستخدمين تحميل ما يصل إلى 10 ملفات PDF في وقت واحد لتسريع عملية طلب التوقيع. سيتم دمج ملفات PDF متعددة في ملف واحد لطلبات التوقيع، ويجب إضافة حقول التوقيع إلى كل مستند. بمجرد جمع التوقيعات، سيتم فصل ملفات PDF إلى ملفاتها الأصلية لتنزيلها. في الوقت الحالي، يتم دعم ملفات PDF فقط، والتي يمكن تحميلها من جهاز محلي أو سحبها إلى المنطقة المخصصة.

قم بتسجيل الدخول إلى موقع UPDF Sign باستخدام بيانات اعتمادك، مرر فوق Use New Document (استخدام مستند جديد)، وانقر على زر +Initiate Signatures (بدء التوقيعات).

بعد ذلك، اضغط على Upload Document(علامة التبويب) تحميل مستند ضمن قسم إضافة مستندات وقم بتحميل مستند PDF الخاص بك.

2. Add Recipients (إضافة المستلمين)

عند تحميل ملف PDF، يمكن للمستخدمين إضافة ما يصل إلى 50 مستلمًا لطلبات التوقيع. بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم تفعيل خيار Set Signing Order (تعيين ترتيب التوقيع) إذا أرادوا أن يتلقى الموقعون المستند بشكل متسلسل. إذا اخترت هذا الخيار، عندما يكمل الموقع الأول التوقيع، سيتلقى الموقع الثاني إشعار البريد الإلكتروني. وعلى العكس، إذا لم تقم بتمكين هذا الخيار، فسيحصل جميع المستلمين على إشعارات البريد الإلكتروني في الوقت نفسه.

يتيح لك النظام أيضًا إضافة رسالة خاصة أو رمز لا يعرفه إلا أنت والمستلم لضمان أمان الملفات السرية. إذا تم إدخال عنوان البريد الإلكتروني للمستلم بشكل غير صحيح، يجب على المرسل طلب التوقيعات مرة أخرى مع إدخال العنوان الصحيح. وعلى العكس، إذا كان أحد عناوين المستلمين قد انتهى صلاحيته، يمكنك استبداله بآخر صالح دون التأثير على المستلمين الآخرين.

بعد تحميل ملف PDF على UPDF Sign، قم بالوصول إلى قسم Add Recipients (إضافة المستلمين) أسفل Add Documents (إضافة المستندات).

أدخل الاسم الأول، واسم العائلة، والبريد الإلكتروني للمستلم 1 في المربعات النصية المحددة.

انقر على خيار إضافة مستلم في أسفل قسم إضافة مستلمين وأضف المستلم 2 إذا لزم الأمر.

يمكنك تبديل Set Signing Order(خيار تعيين طلب التوقيع) لضمان تلقي المستلم 2 رسالة بريد إلكتروني للتوقيع عندما يكمل المستلم 1 المهمة. بناءً على احتياجاتك، يمكن للمستخدمين إبقاءه معطلاً حتى يتلقى الجميع طلب التوقيع في وقت واحد.

قم بتوسيع القائمة على يمين نافذة المستلم باستخدام الأيقونة المتجهة للأسفل بجانبها واختر Need to sign (بحاجة إلى التوقيع). يمكنك أيضًا تعيين أدوار أخرى، مثل 'Need to View' (بحاجة إلى العرض) أو 'Need to Copy' (بحاجة إلى النسخ). يوفر UPDF Sign خيارات متنوعة لأدوار المستلمين.