Wie wird AI im Personalwesen eingesetzt? Ein vollständiger Leitfaden mit praktischen Beispielen

Das Personalwesen ist eine wichtige und entscheidende Abteilung in Unternehmen. In seinen Tätigkeitsbereich fallen die verschiedensten Aktivitäten, darunter Personalbeschaffung, Mitarbeiterschulung, Leistungsbewertung, Entwicklung von Richtlinien und vieles mehr. Demnach setzen Personalteams schon lange verschiedene Tools und Systeme ein, um ihre täglichen Aufgaben effizient zu bewältigen. Die AI-Revolution birgt aktuell jedoch eine interessante Frage: Wie wird AI im Personalwesen eingesetzt?

AI verbreitet sich mittlerweile in so gut wie allen Bereichen immer weiter und auch Personalabteilungen bilden da keine Ausnahme. Wenn Sie also auch daran interessiert sind, die Kraft der AI im Personalwesen zu nutzen, finden Sie in diesem Leitfaden alles, was Sie brauchen. Wir werden uns intensiv mit der Anwendung von AI im Personalwesen befassen und zur Veranschaulichung viele Beispiele anführen. Also, legen wir los!

Teil 1. Warum ist AI im Personalwesen wichtig für die digitale Transformation?

Im Rahmen der digitalen Transformation erfordert ist AI gewissermaßen ein Muss für die Personalabteilung, da sie Personalprozesse rationalisieren und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter reduzieren kann. AI kann zum Beispiel sich wiederholende Aufgaben im Personalwesen automatisieren, wie das Verfassen von Stellenbeschreibungen, die Überprüfung von Lebensläufen, das Onboarding von Mitarbeitern, die Erstellung von Unternehmensdokumenten und vieles mehr.

Oder einfach ausgedrückt: AI in der Personalabteilung führt zu weniger manuellen Aufgaben, mehr Effizienz, besserer Entscheidungsfindung und höherer Mitarbeiterzufriedenheit. All diese Vorteile sind für eine erfolgreiche digitale Transformation unerlässlich.

Das wohl beste AI-Tool für Personalteams ist der AI-Assistent von UPDF. Er bietet Personalteams leistungsstarke AI-Unterstützung in Form eines Chatbots, der sie bei der Erstellung von Inhalten aller Art unterstützt, Lebensläufe von Bewerbern analysiert, Ideen für Schulungspläne liefert und vieles mehr. Sie müssen lediglich den richtigen Prompt eingeben und schon macht sich UPDF AI an die Arbeit!

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Ein großes Plus ist, dass UPDF auch eine Online-Version seines AI-Assistenten (UPDF.ai) anbietet, die die gleichen Desktop-Funktionen und Vorteile mit dem gleichen Konto bietet.

Da Sie jetzt sicher Blut geleckt haben, AI im Personalmanagement einzusetzen, lassen Sie uns das im nächsten Teil im Detail durchgehen!

Teil 2. Wie wird AI für die Erstellung von Unternehmensdokumenten im Personalwesen eingesetzt?

Eine der Hauptaufgaben des Personalteams ist die Erstellung von Unternehmensdokumenten. Dies kann Folgendes umfassen:

• Satzung der Gesellschaft
• Unternehmenspolitik
• Handbücher für Mitarbeiter
• Slogan des Unternehmens
• Und viele mehr.

AI kann ein wahrer Segen für das Personalteam sein, um Unternehmensdokumente schneller und genauer zu verfassen. So können Sie den AI-Assistenten von UPDF beispielsweise bitten, Unternehmensrichtlinien oder Gesellschaftsverträge aufzusetzen.

Nachfolgend finden Sie einige Beispielprompts, mit denen AI in der Personalabteilung bei der Erstellung von Unternehmensdokumenten helfen kann:

Prompt #1: Wir sind ein mittelgroßes Technologieunternehmen, das sich auf die Erbringung von Managed IT Services spezialisiert hat. Erstelle einen detaillierten Entwurf unserer Satzung mit Abschnitten über den Zweck des Unternehmens, die Zusammensetzung und die Aufgaben des Vorstands sowie die Rechte und Pflichten der Aktionäre.

Prompt #2: Wir sind ein globales Unternehmen, das Solargeneratoren herstellt und eine vielfältige Belegschaft hat. Entwickle eine umfassende Unternehmensrichtlinie zur Fernarbeit, die Richtlinien für Mitarbeiter, bewährte Verfahren zur Aufrechterhaltung der Produktivität und die Einhaltung der einschlägigen internationalen Gesetze umfasst.

Prompt #3: Als führendes Werbetextunternehmen benötigen wir eine Richtlinie für die Nutzung von generativen AI-Tools durch unsere Mitarbeiter. Entwirf eine Richtlinie, die ethische Überlegungen, Datenschutz, Sicherheitsmaßnahmen und Richtlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von AI im Unternehmen umfasst.

Prompt #4: Wir sind ein internationales E-Commerce-Unternehmen. Verfasse eine umfassende Datenschutzerklärung, die darlegt, wie wir Kundendaten erfassen, verwenden, speichern und schützen und dabei die Einhaltung von GDPR, CCPA und anderen relevanten Datenschutzgesetzen gewährleisten.

Prompt #5: Wir sind ein Einzelhandelsunternehmen und brauchen ein Mitarbeiterhandbuch. Erstelle einen Entwurf für ein Handbuch, in dem unsere Unternehmenskultur beschrieben wird, die Leistungen für die Mitarbeiter erläutert werden, der Leistungsbewertungsprozess beschrieben wird und die wichtigsten Richtlinien für das Verhalten am Arbeitsplatz enthalten sind.

Prompt #6: Wir sind eine zukunftsorientierte Marketingagentur. Schlag fünf überzeugende Unternehmensslogans vor, die unsere Werte Innovation, Kundenorientierung und Nachhaltigkeit widerspiegeln und die Essenz unserer Marke einfangen.

Teil 3. Wie wird AI bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen im Personalwesen eingesetzt?

Die Personalabteilung ist für die Abwicklung des gesamten Einstellungsprozesses verantwortlich. Eine der sich wiederholenden Aufgaben des Personalteams ist daher das Verfassen von Stellenbeschreibungen für die verschiedenen Aufgabenbereiche.

AI kann diesen Prozess unabhängig von der Rolle der Stelle automatisieren. Wenn Sie z.B. eine Stellenbeschreibung für einen Scrum Master schreiben möchten, kann der AI-Assistent von UPDF ähnliche Stellenbeschreibungen intelligent durchsuchen und eine perfekte Beschreibung für Sie generieren.

Im Folgenden finden Sie einige Anregungen, wie AI in der Personalabteilung zum Verfassen von Stellenbeschreibungen eingesetzt werden kann. Dieses Mal verwenden wir den Online-AI-Assistenten von UPDF, auf den Sie wie folgt zugreifen können:

Schritt 1. Rufen Sie die Website UPDF.ai auf und klicken Sie oben auf „Anmelden“.

Schritt 2. Registrieren Sie sich oder melden Sie sich mit Ihrer E-Mail oder Ihrem Google/Apple-Konto an.

Testen Sie anschließend die folgenden Prompts zum Verfassen von Stellenbeschreibungen:

Prompt #1: Unser Unternehmen, [Unternehmen B], sucht einen talentierten Grafikdesigner zur Verstärkung unseres Teams. Bitte erstell eine Stellenbeschreibung mit 200 Wörtern für diese Position. Der ideale Kandidat sollte mindestens fünf Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position haben und über einen Abschluss in Grafikdesign verfügen.

Prompt #2: Wir sind ein Unternehmen im Gesundheitswesen und suchen einen Datenanalysten. Erstell eine Stellenbeschreibung, die Aufgaben wie Datenerfassung, -analyse und -berichterstattung sowie erforderliche Fähigkeiten wie SQL- und Python-Kenntnisse enthält. Der Kandidat sollte mindestens drei Jahre Erfahrung und einen Abschluss in Data Science oder einem verwandten Bereich haben.

Prompt #3: Unser Startup-Unternehmen braucht einen Senior Software Engineer. Schreib eine Stellenbeschreibung, aus der hervorgeht, dass die Kandidaten Erfahrung in der Full-Stack-Entwicklung, Kenntnisse in agilen Methoden und die Fähigkeit, ein kleines Team zu leiten, benötigen. Sie sollten über mindestens sieben Jahre Erfahrung und einen Abschluss in Informatik oder Softwaretechnik verfügen.

Prompt #4: Mein Unternehmen stellt einen Scrum Master ein. Verfass eine detaillierte Stellenbeschreibung, die Aufgaben wie die Moderation von Scrum-Zeremonien, die Beseitigung von Hindernissen und die Anleitung des Teams zu agilen Praktiken enthält. Weise darauf hin, dass eine Scrum-Zertifizierung und frühere Erfahrungen in einer ähnlichen Funktion erforderlich sind. Der Kandidat sollte über mindestens drei Jahre Erfahrung und einen Abschluss in Informatik, Informationstechnologie oder einem verwandten Fachgebiet verfügen.

Prompt #5: Wir suchen einen Kundendienstmitarbeiter für unsere E-Commerce-Plattform. Verfass eine Stellenbeschreibung, in der die Aufgaben wie die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Bearbeitung von Bestellungen und die Verwaltung von Rücksendungen beschrieben werden.

Teil 4. Wie wird AI für Lebenslauffilter und Vorstellungsgespräche im Personalwesen eingesetzt?

Sobald sich Kandidaten auf die Stelle beworben haben, besteht der nächste zeitaufwändige Prozess darin, Lebensläufe zu filtern und Bewerbungsgespräche zu führen. Auch hier kommt AI ins Spiel.

Der AI-Assistent von UPDF verfügt über einen „PDF fragen“-Modus (Hier eine Anleitung zur Verwendung dieses Modus), der das Personalteam dabei unterstützt, Lebensläufe herauszufiltern, die den erforderlichen Fähigkeiten, Erfahrungen oder Ausbildungen entsprechen. Zweitens kann das Team mit dem „Chat“-Modus wichtige Fragen für Vorstellungsgespräche mit Kandidaten in der engeren Auswahl erstellen. Auf diese Weise kann das Personalteam Zeit beim Filtern von Lebensläufen und beim Erstellen von Interviewfragen sparen und sich mehr auf die Einstellung der besten Talente konzentrieren.

Hier finden Sie einige Beispiele dafür, wie AI in der Personalabteilung für Lebenslauffilter und Vorstellungsgespräche eingesetzt wird:

Prompt #1: Diese Lebensläufe beziehen sich auf die Stelle im Marketingmanagement. Scanne diese Lebensläufe und nimm die Kandidaten in die engere Auswahl, die über mindestens fünf Jahre Erfahrung und einen Abschluss in Marketing verfügen.

Lebensläufe übernommen von: Beamjobs

Prompt #2: Erstell eine Reihe von 10 Fragen für ein Vorstellungsgespräch für die Rolle des Marketing Managers. Konzentriere dich auf die Bewertung von Fähigkeiten in den Bereichen strategische Planung, digitales Marketing und Teamführung.

Prompt #3: Erstell eine Liste mit fünf verhaltensorientierten Interviewfragen für die Rolle eines Kundendienstmitarbeiters, die sich auf Problemlösungs- und Kundeninteraktionsfähigkeiten konzentrieren.

Prompt #4: Entwickle Fragen für ein Vorstellungsgespräch für eine Position als Senior Financial Analyst, in denen du analytische Fähigkeiten, Erfahrung mit Finanzmodellen und Kenntnisse der Branchenvorschriften hervorhebst.

Teil 5. Wie wird AI für den Aufbau eines Unternehmens und für Orientierungsschulungen eingesetzt?

Die Personalabteilung ist auch für die Entwicklung von Schulungsmaterialien und die Förderung von Teambuilding-Aktivitäten für einen effektiven Unternehmensaufbau verantwortlich. AI erweist sich jedoch auch in diesen Bereichen als idealer Begleiter:

AI für Orientierungsschulungen

Orientierungsschulungen helfen neuen Mitarbeitern, sich mit der Unternehmenskultur und den Richtlinien vertraut zu machen. AI-Tools wie der AI-Assistent von UPDF können Sie bei der Erstellung von Schulungsplänen unterstützen, damit Sie Ihren Mitarbeitern eine optimale Einarbeitung bieten können. Im Folgenden finden Sie einige Beispielprompts hierfür:

Prompt #1: Entwickle einen umfassenden zweiwöchigen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter in unserer Marketingabteilung. Berücksichtige dabei wichtige Themen wie die Unternehmenskultur, einen Überblick über die Abteilung und die wichtigsten Tools und Ressourcen.

Prompt #2: Erstell eine detaillierte Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in unserer technischen Abteilung. Dazu gehören Aufgaben wie die Einrichtung von Arbeitsplätzen, der Zugriff auf die erforderliche Software und das Kennenlernen von Teammitgliedern.

Prompt #3: Erstell einen Zeitplan für die erste Orientierungswoche für neue Vertriebsmitarbeiter. Dazu gehören Aktivitäten wie Produktschulungen, Hospitationen bei erfahrenen Teammitgliedern und die Einführung in die Verkaufstools.

Prompt #4: Erstell ein interaktives Schulungsmodul über die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und ethischen Grundsätzen. Stell sicher, dass der Inhalt wichtige Richtlinien, reale Szenarien und bewährte Verfahren abdeckt.

AI für Teambuilding

Teambuilding ist eine wichtige Voraussetzung für ein kooperatives und produktives Arbeitsumfeld. UPDF AI kann Sie bei der Planung von teambildenden Aktivitäten unterstützen und Vorschläge für interaktive Aktivitäten machen, die zu Ihrer Unternehmenskultur passen. Wie Sie AI effektiv für die Teamentwicklung einsetzen können, erfahren Sie in den untenstehenden Beispielen:

Prompt #1: Erstell eine Liste von Teambuilding-Aktivitäten im Freien, die die Teamarbeit und die Problemlösungsfähigkeiten fördern. Vergewissere dich, dass sie für ein Unternehmensumfeld geeignet sind.

Prompt #2: Entwickle einen halbtägigen Teambuilding-Workshop, der sich auf die Verbesserung der zwischenmenschlichen Fähigkeiten und des Vertrauens zwischen den Teammitgliedern konzentriert. Biete eine Mischung aus Gruppendiskussionen und praktischen Aktivitäten an.

Prompt #3: Schlag teambildende Aktivitäten vor, die die Zusammenarbeit und Kommunikation in einem Remote-Tech-Team fördern. Schließ virtuelle Spiele und interaktive Sitzungen ein.

Prompt #4: Entwickle Ideen für teambildende Übungen, die in unsere monatlichen Teamsitzungen integriert werden können. Such nach Aktivitäten, die schnell und ansprechend sind und den Zusammenhalt im Team fördern.

Prompt #5: Erstell einen detaillierten Plan für eine Teambuilding-Klausur, einschließlich Aktivitäten zum Kennenlernen, Herausforderungen für das Team und Reflexionsrunden. Stell sicher, dass die Aktivitäten mit unseren Unternehmenswerten Innovation und Zusammenarbeit übereinstimmen.

Fazit

AI ist ein entscheidender Faktor für das Personalwesen. Sie kann als virtueller Personal-Agent dienen, der superintelligent ist und sich wiederholende Personalaufgaben selbstständig erledigen kann. Die oben genannten Beispiele zeigen, wie AI in der Personalabteilung für fast alle alltäglichen Aktivitäten eingesetzt werden kann. Wenn also auch Sie die Leistung Ihres Personalteams mit AI optimieren wollen, würden wir Ihnen ein leistungsstarkes Tool wie den AI-Assistenten von UPDF ans Herz legen. Also, worauf warten Sie noch? Holen Sie sich UPDFs AI-Assistenten und bringen Sie Ihre Personalverwaltung auf die nächste Stufe!