人事における AI の活用方法：プロンプトを使用した包括的ガイド

人事 (HR) は組織にとって必要不可欠な重要な部門です。採用、従業員研修、業績評価、ポリシー開発など、さまざまな活動が HR の管轄下にあります。HR チームは日々の業務を処理するために、さまざまなツールやシステムを活用しています。しかし、興味深い質問は、AI が人事においてどのように活用されているかということです。

AI はさまざまな分野で広く利用されており、人事部門も例外ではありません。そのため、AI を人事においてどのように活用できるのか知りたいのであれば、このガイドですべてを網羅しています。ここでは、AI の人事管理への活用について深く掘り下げ、理解を深めるためのプロンプトを使った実用的な例をご紹介します。

パート 1. デジタル変革に関して人事における AI の重要性

デジタル変革では、HR が AI を活用して HR プロセスを合理化し、従業員の負担を軽減する必要があります。たとえば、AI は、求人情報の作成、履歴書のスクリーニング、従業員のオンボーディング、会社文書の下書きなど、反復的な HR 関連タスクを自動化できます。

言い換えると、人事における AI は、手作業の削減、効率の向上、意思決定の改善、従業員満足度の向上につながります。これらすべての属性は、デジタル変革の成功に不可欠です。

人事チームを支援する AI ツールとして、UPDF の AI アシスタントが優れています。 AI アシスタントは、HR チーム向けの強力なチャットボットスタイルのデスクトップ AI アシスタントを提供しており、あらゆる種類のコンテンツの下書き、候補者の履歴書の分析、研修計画のアイデアの取得などを行うことができます。必要なのは、AI が HR 活動を支援するための適切なプロンプトを指定することだけです。

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UPDF は、デスクトップ版と同じ機能と利点を同じアカウントで提供する AI アシスタントのオンライン版 (UPDF.ai) も提供しています。

ここまでくると、人事管理における AI の活用にわくわくしていることでしょう。AI を人事部門でどのように活用できるかについては、次のパートをご覧ください。

パート 2. 人事における会社文書作成に AI を活用する方法

HR チームの中核的な責任の一つは、会社文書を作成することです。これには以下のようなものが含まれます。

• 定款
• 会社規定
• 従業員ハンドブック
• 会社スローガン
• その他多数

AI は、会社文書を作成する HR チームの右腕となることができます。たとえば、UPDF の AI アシスタントを使用して、会社規定や定款の下書きを依頼することができます。

以下は、人事における会社文書作成に AI がどのように活用されているかを理解するのに役立つ、プロンプトを使用した例です。

プロンプト #1:当社は、マネージド IT サービスを提供する中規模のテクノロジー企業です。会社の目的、取締役会の構成と責任、株主の権利と義務などに関するセクションを含む、定款の詳細な下書きを作成してください。

プロンプト #2: 多様な人材を擁するグローバル太陽光発電機サプライヤー企業です。リモートワークに関する包括的な会社ポリシーを作成してください。従業員向けのガイドライン、生産性維持のためのベストプラクティス、関連する国際法への準拠などを網羅してください。

プロンプト #3: リーディングコピーライティング会社として、生成系 AI ツールの従業員使用に関するポリシーが必要です。倫理的配慮、データプライバシー、セキュリティ対策、会社内でAI の責任のある使用ガイドラインを網羅したポリシーを作成してください。

プロンプト #4: 国際的な 電子商取引会社です。包括的なプライバシーポリシーを作成し、顧客データを収集、使用、保存、保護する方法を概説してください。GDPR、CCPA、その他の関連するデータ保護法へのコンプライアンスを確保してください。

プロンプト #5: 小売企業として、従業員ハンドブックが必要です。会社文化の概要、福利の詳細、業績評価プロセス、職場での行動に関する主要なポリシーを含むハンドブックの下書きを作成してください。

プロンプト #6: 未来志向のマーケティングエージェンシーです。イノベーション、顧客重視、サステナビリティという価値観を反映し、ブランドの本質を捉えた魅力的な企業スローガンを5 つ提案してください。

パート 3. 人事における AI 活用方法：求人情報の作成

人事部門は採用プロセスの全体を扱うため、反復的なタスクの一つとして、さまざまな職種向けの求人情報の作成があります。

AI は、職種に関係なく、求人情報の作成プロセスを自動化できます。たとえば、スクラムマスターの求人情報を作成したい場合、UPDF の AI アシスタントは類似の求人情報を知的にスキャンし、完璧な求人情報を記述することができます。

以下は、人事における求人情報の作成に AI をどのように活用できるかを示すいくつかのプロンプトです。今回は、UPDF のオンライン AI アシスタントを使用します。UPDF AI オンラインにアクセスするには:

ステップ 1: UPDF.ai ウェブサイトにアクセスし、上部にある「ログイン」をクリックします。

ステップ 2: メールアドレスまたは Google/Apple アカウントを使用してサインアップするか、サインインします。

その後、以下のプロンプトを使用して、求人情報の作成を試してみてください。

プロンプト #1: 弊社、[会社 B] は、チームに加わる優秀なグラフィックデザイナーを探しています。この職種の 200 ワード程度の求人情報を作成してください。理想的な候補者は、最低 5 年の同様の職務経験を持ち、グラフィックデザインの学位を持っている必要があります。

プロンプト #2: データアナリストを募集しているヘルスケア企業です。データ収集、分析、レポート作成などの責務、および SQL と Python の熟練さなどの必要なスキルを含む求人情報を作成してください。応募者は、最低 3 年の経験とデータサイエンスまたは関連分野の学位を持っている必要があります。

プロンプト #3: テックスタートアップがシニアソフトウェアエンジニアを募集しています。フルスタック開発の経験、アジャイル手法の知識、少人数チームのリーダーシップ能力の必要性を強調した求人情報を作成してください。応募者は、最低 7 年の経験とコンピュータサイエンスまたはソフトウェアエンジニアリングの学位を持っている必要があります。

プロンプト #4: 弊社はスクラムマスターを採用しています。スクラムセレモニーの促進、障害の取り除き、チームへのアジャイルプラクティスに関するコーチングなどの責務を含む詳細な求人情報を作成してください。スクラム認定と同様の職務での経験の必要性を強調してください。応募者は、最低 3 年の経験とコンピュータサイエンス、情報技術、または関連分野の学位を持っている必要があります。

プロンプト #5: 自社電子商取引プラットフォームのカスタマーサービス代表者を採用しています。顧客対応、注文処理、返品管理などの責務を概説した求人情報を作成してください。

パート 4. 人事における AI 活用方法：履歴書の選考と面接

候補者が求職に応募したら、次の時間のかかるプロセスは履歴書の選考と面接の実施です。ここでも、AI が活躍します。

UPDF の AI アシスタントには、「Ask PDF」モード (「Ask PDF」モードの使い方ガイド) が搭載されており、必要なスキル、経験、または学歴に一致する履歴書を選考するのを人事チームを支援できます。次に、「チャット」モードを利用して、候補者の絞り込みリストから聞くべき重要な面接質問を生成することができます。このように、人事チームは履歴書の選考と面接質問の作成に時間を費やすことなく、最高の才能を採用することに集中できます。

以下は、人事における履歴書の選考と面接に AI がどのように活用されているかを示すいくつかのプロンプトです。

プロンプト #1: これらの履歴書はマーケティングマネジメントの職種に関連しています。これらの履歴書をスキャンし、最低 5 年の経験とマーケティングの学位を所持している候補者を絞り込んでください。

履歴書の情報元: Beamjobs

プロンプト #2: マーケティングマネージャーの職種向けに 10 個の面接質問を作成してください。戦略的計画、デジタルマーケティング、チームリーダーシップのスキルを評価することに焦点を当ててください。

プロンプト #3: カスタマーサービス代表者の職種向けに、問題解決力と顧客対応スキルに焦点を当てた 5 つの行動面接質問を作成してください。

プロンプト #4: シニアフィナンシャルアナリストの職種向けに、分析スキル、財務モデリングの経験、業界規制に関する知識を重視した面接質問を作成してください。

パート 5. 会社設立とオリエンテーション研修における AI の活用方法

人事部門は、効果的な会社設立のための研修資料の開発とチームビルディング活動の強化も担当しています。AI は以下のように、これらの活動に最適なパートナーとして浮上しています。

オリエンテーション研修のための AI

オリエンテーション研修は、新入社員が会社の文化や規約に馴染むのに役立ちます。UPDF の AI アシスタントのような AI ツールは、新入社員にとって最高のオリエンテーション研修体験を提供するための研修計画の作成を支援することができます。以下は、オリエンテーション研修に AI を活用する方法を示すいくつかのプロンプトです。

プロンプト #1: マーケティング部門の新入社員向けの包括的な 2 週間のオリエンテーション研修計画を作成してください。会社文化、部門概要、必要不可欠なツールやリソースなど重要トピックを含めてください。

プロンプト #2: 技術部門の新入社員向けの詳細なオンボーディングチェックリストを作成してください。ワークステーションのセットアップ、必要なソフトウェアへのアクセス、チームメンバーとのミーティングなどのタスクを含めてください。

プロンプト #3: 新しい営業社員向けの最初の 1 週間のオリエンテーションスケジュールを作成してください。商品トレーニング、経験豊富なチームメンバーの同行、営業ツールの紹介などの活動を含めてください。

プロンプト #4: 会社のコンプライアンスと倫理指針に関するインタラクティブなトレーニングモジュールを作成してください。コンテンツには、重要なポリシー、実世界のシナリオ、ベストプラクティスを網羅してください。

チームビルディングのための AI

コラボレーションと生産的な作業環境を実現するためには、チームビルディングが不可欠です。AI は、チームビルディング活動の計画を支援することができます。UPDF の AI 機能は、会社文化に合ったインタラクティブな活動の提案を提供することができます。以下は、チームビルディングに AI を活用する方法を示すプロンプトです。

プロンプト #1: チームワークと問題解決能力を養うことができる、屋外でのチームビルディング活動のリストを作成してください。企業環境に適したものにしてください。

プロンプト #2: チームメンバー間の対人関係スキルと信頼を向上させることに焦点を当てた、半日のチームビルディングワークショップを提案してください。グループディスカッションと実践的な活動の組み合わせを含めてください。

プロンプト #3: リモートで働く技術チーム向けの、コラボレーションとコミュニケーションを促進するチームビルディング活動を提案してください。バーチャルゲームやインタラクティブセッションを含めてください。

プロンプト #4: 毎月開催されるチームミーティングに取り入れることができる、チームビルディング活動のアイデアを生成してください。活動は迅速で魅力的で、チームの結束力を高めることを目指してください。

sプロンプト #5: アイスブレイク活動、チーム挑戦、振り返りセッションを含む、チームビルディング合宿の詳細な計画を作成してください。活動は、革新とコラボレーションという会社の価値観に沿ったものにしてください。

結論

人事における AI の活用は飛躍的進歩です。AI は、非常に賢いで反復的な人事タスクを自律的に処理できる仮想的な HR エージェントとして機能します。上記のプロンプトは、AI が人事部門のほぼすべての日常業務にどのように活用されているかを証明しています。したがって、人事チームのパフォーマンスを最適化したいのであれば、UPDF の AI アシスタントのような AI ツールを活用することが最善の方法です。もう悩む必要はありません！ UPDF の AI アシスタントを導入して、人事管理活動における AI の恩恵を受け始めましょう。